Lên lịch phỏng vấn các ứng viên và thống nhất thời gian phù hợp nhất cho cả hai bên giống như một trò chơi quần vợt không mấy vui vẻ. Các email như “Bạn có rảnh lúc 9 giờ ngày thứ Tư không?”, “Thế còn 2 giờ ngày thứ Năm thì sao?” được gửi qua lại dường như vô tận.
Bạn đưa ra thời gian cho ứng viên, họ lại hẹn một thời điểm khác và cứ tiếp tục như vậy cho đến khi đạt được thỏa thuận chung.
Với sự cạnh tranh gay gắt để giành được những tài năng hàng đầu như hiện nay thì việc không thể lên lịch phỏng vấn hiệu quả có thể khiến quá trình phỏng vấn bị chậm lại và đánh mất các ứng viên chất lượng.
HRI xin giới thiệu một số mẹo lên lịch phỏng vấn theo cách giúp bạn tiết kiệm thời gian, đạt năng suất cao mà vẫn thể hiện sự chuyên nghiệp.
Thời gian trong ngày
Mặc dù chỉ là một chi tiết nhỏ nhưng thời gian trong ngày mà bạn chọn để thực hiện các cuộc phỏng vấn có thể có tác động đáng kể đến cách cuộc trò chuyện diễn ra. Ví dụ, nếu bạn mời ứng viên đến vào lúc 4 giờ chiều thứ Sáu, bạn có thể nhận thấy rằng tinh thần suy giảm khiến bạn khó tập trung vào cuộc phỏng vấn.
Khi bạn quay trở lại văn phòng vào thứ Hai và cố gắng nhớ lại cuộc thảo luận đã diễn ra như thế nào, các chi tiết có vẻ mờ nhạt và bạn có thể đánh giá rằng ứng viên này không phù hợp mặc dù họ xứng đáng. Mặt khác, ứng viên cũng có thể đã không thể hiện hết khả năng của họ do tinh thần mệt mỏi.
Ngoài ra, tránh lên lịch phỏng vấn ngay trước giờ nghỉ trưa. Bạn có thể nghĩ đó là một yếu tố không quan trọng, nhưng cố gắng thực hiện một cuộc gặp gỡ khi bụng đang “kêu réo ầm ĩ” sẽ khiến cho quá trình này không hoàn toàn đạt được hiệu quả tốt.
Thay vào đó, hãy sắp xếp thời gian hợp lý để khi ngồi lại với ứng viên, bạn sẽ cảm thấy thoải mái và tập trung. Điều này có nghĩa là tránh để cơn đói hoặc cơn buồn ngủ sau bữa ăn làm phiền bạn. Theo các chuyên gia nhân sự, giữa buổi sáng – khoảng 9 đến 10 giờ 30 phút – là thời gian tốt nhất dành cho phỏng vấn. Bạn cũng có thể xem tiếp một số cách thu hút ứng viên tại đây!
Thời gian trong tuần
Ngay cả những người nhiệt tình nhất cũng tỏ ra hơi chùn bước vào sáng thứ Hai. Và không có gì lạ khi đến thứ Sáu, hầu hết mọi người đều khá mệt mỏi và sẵn sàng cho ngày nghỉ cuối tuần sắp tới. Do đó, để có những cuộc trò chuyện hiệu quả nhất, hãy sắp xếp lịch phỏng vấn vào các ngày giữa tuần.
Dành nhiều thời gian hơn cho buổi phỏng vấn
Vì danh sách việc cần làm ngày càng nhiều, bạn có thể lên một lịch trình phỏng vấn chặt chẽ. Tuy nhiên, sẽ khó khăn để kiểm soát thời lượng của buổi phỏng vấn bởi bạn không biết những chủ đề nào có thể xuất hiện mà bạn muốn thảo luận thêm với ứng viên.
Trong khi cuộc phỏng vấn trung bình kéo dài khoảng 40 phút, bạn có thể “hào phóng” tăng thêm thời gian để có thể hoàn toàn tập trung thay vì liên tục nhìn vào đồng hồ.
Số lượng ứng viên
Không nên dồn quá nhiều cuộc phỏng vấn vào cùng một ngày. Trong khi cần lên lịch phỏng vấn phù hợp, bạn cũng cần kiểm soát số lượng ứng viên ngay từ đầu.
Nếu không dành thời gian để chọn lọc và loại bỏ ứng viên không phù hợp mà chọn phỏng vấn tất cả, bạn sẽ thấy quá trình phỏng vấn trở nên khó kiểm soát. Bằng cách xem xét ứng viên một cách cẩn thận, bạn sẽ có ít cuộc trò chuyện hơn và việc lên lịch phỏng vấn trở nên dễ dàng hơn.
Đây là lúc mà việc phỏng vấn sàng lọc qua video hoặc điện thoại trở nên hữu ích. Thay vì dành một giờ để phỏng vấn ứng viên kém phù hợp, giờ đây bạn có thể nhanh chóng đánh giá khả năng của họ thông qua các cuộc gọi ngắn.
Nếu rõ ràng họ có tiềm năng để hoàn thành vai trò, bạn có thể mời họ tham gia một cuộc phỏng vấn trực tiếp. Nếu không, bạn chỉ mất một vài phút và ngay lập tức có thể chuyển sang ứng viên tiếp theo.
Loại hình phỏng vấn
Một số nhà tuyển dụng chủ yếu sử dụng hình thức phỏng vấn hội đồng, trong khi những người khác nhận thấy rằng điều này khiến quá trình trở nên phức tạp hơn. Việc không tìm được phong cách phỏng vấn phù hợp với doanh nghiệp, sở trường và vị trí tuyển dụng sẽ gây bất lợi cho bạn.
Ví dụ, nếu bạn thường đạt hiệu quả cao nếu có sự đồng hành của các thành viên khác, hãy chọn hình thức phỏng vấn hội đồng. Điều này sẽ khiến bạn cảm thấy thoải mái và có sự tự tin cần thiết khi phỏng vấn ứng viên cũng như trong quá trình ra quyết định.
Lịch làm việc của bạn
Tìm kiếm ứng viên hoàn hảo cho vai trò có thể là ưu tiên hàng đầu của bạn nhưng đó có lẽ không phải là điều duy nhất bạn làm trong ngày. Với ý nghĩ này, bạn nên sắp xếp các cuộc phỏng vấn vào thời điểm có lợi cho lịch trình công việc cá nhân của bạn.
Nếu sắp có một buổi thuyết trình hoặc buổi họp quan trọng, bạn sẽ rất khó dành toàn bộ sự chú ý cho ứng viên trước mặt. Bạn có thể hoàn thành các cuộc phỏng vấn, nhưng không hoàn toàn lắng nghe những gì ứng viên đang nói, hoặc không hỏi những câu hỏi đào sâu hiệu quả.
Sự dễ dàng mà một ứng viên có thể đến văn phòng của bạn
Khi nói đến phỏng vấn trực tiếp, bạn cũng cần xem xét các yếu tố khác ngoài đề xuất ngày và giờ.
Ví dụ, liệu ứng viên có gặp khó khăn khi xác định văn phòng của bạn giữa các tòa nhà rộng lớn?
Nếu có, điều này sẽ khiến họ đến muộn và có ấn tượng tiêu cực với bạn. Ngoài ra, việc đến trễ của họ có khả năng làm hỏng toàn bộ lịch phỏng vấn của bạn, buộc bạn phải đến muộn cho tất cả các hoạt động hoặc cuộc gặp gỡ tiếp theo.
