Với xu hướng hợp tác quốc tế, mở rộng thị trường như hiện nay việc tiếp xúc và làm việc với nhóm khách hàng, đối tác quốc tế đã ngày càng trở nên phổ biến. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả cao nhất trong công việc và duy trì hợp tác lâu dài thì không phải ai trong chúng ta cũng biết cách.
HRI cho biết để làm việc hiệu quả với các đối tác quốc tế bạn cần có sự chuẩn kĩ lưỡng hơn so với đối tác trong nước vì sẽ có nhiều sự khác biệt cần lưu ý.
1. Rào cản ngôn ngữ
Khi làm việc trong môi trường quốc tế thì điều đầu tiên bạn cần lưu tâm đó là ngôn ngữ cần chuẩn mực, chính xác.
Để không muốn gặp những sự hiểu nhầm đáng tiếc, trước ngày diễn ra cuộc trao đổi bạn nên trau dồi thêm vốn ngoại ngữ của mình, có thể trình bằng ngôn ngữ bản địa của họ hoặc thông qua ngôn ngữ giao tiếp quốc tế. Nên nói chậm và nhìn thẳng về phía đối tác, ưu tiên sử dụng những từ dễ hiểu, tránh sử dụng tiếng lóng, tiếng địa phương. Nếu chưa thật sự tự tin bạn có thể sắp xếp sự trợ giúp của các phiên dịch viên.
2. Giao tiếp phù hợp với văn hóa, phong tục.
Hiểu về nền văn hóa của đối tác sẽ giúp bạn giao tiếp tự tin, ứng xử phù hợp hơn và tạo thiện cảm tốt. Vì thế, hãy bớt chút thời gian tìm hiểu về đặc điểm văn hóa trong cách ứng xử, chào đón, tập tục sinh hoạt… trước khi cuộc hẹn diễn ra.
Khi đối tác là người phương Tây họ rất thẳng thắn trong việc biểu hiện thái độ ra bên ngoài, khi cảm thấy không hài lòng họ sẽ biểu hiện khá rõ. Đối với người Nhật Bản bạn nên cúi chào thay cho bắt tay và nhận danh thiếp bằng hai tay. Hay trong đàm phán, người Pháp nói “vâng” tức là “có thể” chứ không hẳn là đồng ý hoàn toàn và “không” tức là giải pháp này chưa thật sự tối ưu, hai bên nên cùng thỏa thuận lại để tìm giải pháp tốt hơn…
3. Làm việc chuyên nghiệp, nhất quán
Bạn nên đến địa điểm sớm hơn ít nhất 10-15 phút, điều này không chỉ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho công việc, tự tin hơn để “chinh phục” đối tác của mình mà còn giúp tạo dựng những ấn tượng tốt đẹp bởi người nước ngoài họ khá chú trọng đến giờ giấc.
Bên cạnh đó, nên đặc biệt chú ý đến vấn đề thời lượng của cuộc gặp mặt, ví dụ kế hoạch đưa ra là buổi trao đổi diễn ra trong vòng 2 giờ đồng hồ và phần thuyết trình nội dung diễn trong 20 phút thì cần đảm bảo đúng thời gian, tránh kéo dài làm ảnh hưởng đến kế hoạch khác của họ.
Bạn cũng cần chú ý đến trang phục phù hợp với từng quốc gia, vừa thể hiện được sự chuyên nghiệp, lịch sự vừa đảm bảo tính “nhập gia tùy tục”.
4. Duy trì liên hệ và giữ mối quan hệ tốt đẹp sau đó
Sau buổi làm việc dù kết quả có như thế nào thì bạn cũng nên cố gắng duy trì mối quan hệ tốt đẹp sau đó. Bạn có thể mời họ dùng bữa, tặng những món quà mang tính kỷ niệm về đất nước con người Việt Nam hoặc tiễn họ ra sân bay để tỏ sự thiện chí cũng như không quên gửi email cảm ơn vì đã dành thời gian gặp gỡ, trao đổi để mở ra thêm những cơ hội hợp tác ở tác trong tương lai.
Không có một khuôn mẫu cho quá trình làm việc với các đối tác nước ngoài, nhưng sự chủ động trong công việc cũng như sự linh hoạt trong giao tiếp, ứng xử sẽ giúp bạn nâng cao cơ hội hợp tác. Chúc bạn thành công !
