Có thể đã rất nhiều lần bạn nghe nói rằng giao việc cho nhân viên là điều rất quan trọng đối với sự thành công của người quản lý. Giao việc giúp bạn hoàn thành được nhiều việc hơn và sẽ hình thành nên một đội ngũ nhân viên hiệu quả, có động lực cao, có thể mang lại cho bạn thành công lớn hơn.
Vậy bạn có phải là người giao việc xuất sắc không? Nếu có thì đó là điều rất tốt. Nếu bạn đang khó khăn để giao việc hiệu quả, có thể bạn đã mắc phải các sai lầm sau đây.
Bạn có phải là người giao việc cho nhân viên hiệu quả không? Nếu bạn đang khó khăn để giao việc, có thể bạn đã mắc phải các sai lầm sau đây.
Sai lầm phổ biến nhất của nhiều nhà quản lý là giao việc mà không đưa ra kỳ vọng rõ ràng trong khi nhân viên không thể đọc được suy nghĩ của họ. Bạn chỉ có thể đạt được kết quả tốt khi đưa ra chỉ dẫn mơ hồ nếu:
– Bạn giao nhiệm vụ cho người đã hoàn thành nhiều lần trước đó và biết ưu tiên của bạn;
– Bạn sẵn sàng đón nhận nhiều kết quả khác nhau và muốn biết về những gì nhân viên sẽ tạo ra khi họ không có sự hướng dẫn của bạn.
Nếu không rơi vào hai trường hợp trên, nhân viên có thể sẽ bối rối và làm phiền bạn với rất nhiều câu hỏi hoặc vô tình mắc phải sai lầm vì họ không hiểu bạn muốn gì ở họ. Do đó, hãy nói rõ kỳ vọng về những gì bạn muốn nhân viên hoàn thành cũng như cách thức thực hiện, đồng thời cũng cần đảm bảo họ có cơ hội đặt câu hỏi trước khi bắt tay vào việc.
Giao nhiệm vụ cho sai người
Khi giao việc cho nhân viên – người mà bạn nghĩ đến đầu tiên, có nghĩa là bạn đang tự đặt mình vào thế khó. Quyết định chọn giao việc cho ai sẽ ảnh hưởng đến tốc độ thực hiện và kết quả đạt được cũng như nhận thức chung của nhóm về khả năng quản lý của bạn.
Nếu giao việc cho một người đang gặp nhiều áp lực, họ sẽ không thể thực hiện nhiệm vụ của bạn với nỗ lực cần thiết, thậm chí sẽ bực bội vì khối lượng công việc nhiều hơn. Tương tự như vậy, nếu bạn giao một nhiệm vụ phức tạp cho nhân viên chưa có nhiều kinh nghiệm, họ có thể gặp nhiều khó khăn và thất bại.
Thế nên hãy cân nhắc khả năng sẵn sàng, kỹ năng, vị trí và sở thích của nhân viên khi quyết định giao việc. Mặc dù điều này khiến bạn mất nhiều thời gian nhưng bù lại công việc sẽ được hoàn thành hiệu quả hơn.
Nếu mọi người trong nhóm quá bận rộn với công việc của họ, hãy cân nhắc tuyển thêm cộng tác viên. Bạn sẽ tiết kiệm được công sức, thời gian đồng thời hiệu quả công việc sẽ cao hơn so với khi giao việc cho hầu hết cấp dưới của mình.
“Giao việc cho nhân viên đôi khi có thể là một thách thức lớn đối với những người quản lý mới vì họ băn khoăn giữa việc từ bỏ quyền kiểm soát và nỗ lực để tin tưởng vào khả năng của người khác.”
Giao quá nhiều việc cùng lúc
Đừng đợi đến khi bạn quá tải mới thực hiện giao việc cho nhân viên mà cần lên kế hoạch trước. Hãy giúp người nhận nhiệm vụ có đủ thời gian để hoàn thành công việc với kết quả tốt nhất. Nếu bạn trì hoãn vì không chắc nhân viên có thể hoàn thành công việc hay không, hãy cân nhắc đào tạo thêm cho họ để cảm thấy tự tin hơn khi giao việc.
Không trao đủ quyền cho người nhận nhiệm vụ
Khi giao nhiệm vụ hiếm gặp, các nhà quản lý thường quên rằng cấp dưới của họ không có đủ nguồn lực để hoàn thành công việc. Chẳng hạn:
– Nhân viên không có quyền truy cập vào các công cụ cần thiết hoặc tiếp cận các kiến thức và tài liệu giúp họ làm việc hiệu quả hơn;
– Nhân viên bị ngăn cản bởi những cá nhân nghĩ rằng họ không có quyền hạn để làm công việc bạn đã giao cho họ;
– Họ không có đủ thẩm quyền để đưa ra các quyết định cần thiết.
Không chủ động giải quyết những vấn đề trên có thể kéo dài đáng kể thời gian hoàn thành công việc mà bạn giao phó. Để khắc phục điều này, trước khi giao việc cho nhân viên, hãy nghĩ về những gì bạn sẽ sử dụng để hoàn thành và trao cho nhân viên một số quyền hạn cần thiết.
Giao nhiệm vụ mà không giám sát
Giao nhiệm vụ không có nghĩa là đó không còn là trách nhiệm của bạn nữa. Mặc dù bạn có thể đã giải thích rất chi tiết, nhưng điều đó không đảm bảo công việc sẽ được hoàn thành như mong đợi.
Bạn cần tiếp tục theo dõi tiến độ và yêu cầu cập nhật thường xuyên. Điều này giúp đảm bảo nhân viên đi đúng hướng và bạn có thể sớm điều chỉnh nếu có bất kỳ sai sót hoặc nhầm lẫn nào. Việc phát hiện lỗi từ trong trứng nước giúp tránh lãng phí thời gian, năng lượng và tài nguyên.
Điều đó đồng nghĩa rằng bạn nên cố gắng đạt được sự cân bằng giữa giám sát và hỗ trợ. Bạn cần cho nhân viên đủ tự do để sử dụng khả năng của họ hiệu quả nhất. Đây là lúc các công cụ quản lý công việc và thời gian thực sự có ích. Chúng giúp bạn theo dõi tiến trình dễ dàng hơn mà không cần quản lý vi mô.
Giao việc không chỉ là phân công nhiệm vụ cho nhân viên mà đó còn là một nghệ thuật, nếu được thực hiện đúng cách, đội nhóm và doanh nghiệp của bạn sẽ ngày càng phát triển.
Việc này nên bắt đầu từ bạn, đầu tiên là nhận ra rằng bạn còn quá nhiều việc phải làm và cần dành thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng hơn, sau đó là lập kế hoạch và xem xét cẩn thận để đạt được kết quả tốt. Việc tránh các sai lầm khi giao việc cho nhân viên sẽ mất thời hơn nhưng “phần thưởng” mang lại cho bạn và đội nhóm sẽ tăng theo cấp số nhân.
