Tại sao dù nỗ lực nhiều nhưng làm việc nhóm không hiệu quả trong khi một số nhóm khác dường như rất thành công?
Làm việc theo nhóm tạo nên sức mạnh lớn lao có thể biến giấc mơ trở thành sự thật nhưng điều này không có nghĩa là mọi thứ lúc nào cũng thuận buồm xuôi gió. Nếu nhóm của bạn phải vật lộn với khó khăn, giấc mơ này sẽ nhanh chóng trở thành ác mộng.
Bằng cách hiểu được các lý do điển hình khiến làm việc nhóm không hiệu quả sau đây, bạn có thể tạo ra môi trường làm việc tích cực – nơi có thể hoàn thành những điều tuyệt vời.
Thiếu mục đích và mục tiêu rõ ràng
Không có mục đích và mục tiêu rõ ràng, nhóm sẽ chùn bước. Không biết phải hoàn thành những gì và tại sao nó lại quan trọng, các thành viên sẽ bất đồng và làm cho mọi thứ trở nên lộn xộn, thậm chí làm hỏng các mối quan hệ công việc.
Nếu đây là điều mà nhóm của bạn đang gặp phải, hãy dừng lại và giúp cho các thành viên cùng hiểu về mục tiêu đang theo đuổi. Bằng cách vạch ra rõ ràng những gì được mong đợi, bạn sẽ giữ cho họ luôn “nhìn về một hướng”.
Mất đi sự nhiệt tình và gắn kết
Các nhóm gắn bó cao có xu hướng đưa ra giải pháp tốt hơn cho các vấn đề phức tạp và đạt được mục tiêu của họ đúng thời hạn. Tuy nhiên, đôi khi các thành viên cảm thấy rã rời, nhóm trở nên rời rạc hoặc bị chia thành nhiều phe phái khác nhau. Đây chính là lý do dẫn đến năng suất kém.
Để giúp nhóm gắn kết trở lại, trước tiên hãy kết nối với từng thành viên thông qua các cuộc trò chuyện 1-1. Cùng với việc cập nhật tiến độ dự án, hãy hỏi xem họ cảm thấy thế nào về công việc và bạn có thể hỗ trợ họ như thế nào. Tất nhiên, đừng quên khen ngợi thành tích của họ. Ngay cả khi một hành động tích cực như mời một ly cà phê hay trích dẫn lời khen của khách hàng cũng có thể tạo cảm hứng giúp họ hoàn thành những công việc tuyệt vời.
Thứ hai, hãy đảm bảo rằng họ hiểu công việc của họ đóng góp như thế nào vào bức tranh toàn cảnh. Nếu bạn không thể xác định được mối liên hệ, hãy tự hỏi bản thân xem liệu nhiệm vụ đó có cần được thực hiện hay không.
Không có sự tin tưởng giữa các thành viên
Nhóm làm việc dựa trên sự tin tưởng. Thiếu sự thoải mái và tin cậy tạo ra môi trường làm việc nơi các thành viên ngừng giao tiếp cởi mở, không còn đặt câu hỏi phản biện hoặc nhờ trợ giúp khi cảm thấy quá tải, cũng như chia sẻ thông tin cần thiết để người khác thực hiện công việc tốt hơn.
Để xây dựng sự gắn bó và tin tưởng giữa các đồng đội, điều cốt lõi là sự rõ ràng. Cụ thể là:
– Đưa ra kỳ vọng cụ thể để mọi người biết ai chịu trách nhiệm cho những nhiệm vụ nào và khi nào cần hoàn thành.
– Sẵn sàng lắng nghe và khuyến khích người khác làm điều tương tự.
– Thúc đẩy liên lạc thường xuyên và cập nhật để giúp mọi người luôn nắm được thông tin mới nhất. Điều này đặc biệt quan trọng khi các thời hạn hoặc cột mốc quan trọng đến gần hoặc có nguy cơ bị bỏ lỡ.
“Một nhóm lành mạnh dẫn đến sự gắn bó, cộng tác và đổi mới của nhân viên, tất cả đều làm việc cùng nhau để tăng năng suất và hiệu quả.”
Xung đột tính cách
Sự khác biệt về quan điểm và xung đột về tính cách là một trong những thách thức phổ biến nhất khiến làm việc nhóm không hiệu quả. Là người quản lý, nguyên tắc vàng là không bỏ qua những tranh chấp này. Lãng tránh và hy vọng nó sẽ dần biến mất hay đổ lỗi để tìm người chịu trách nhiệm không phải là ý kiến hay, thay vào đó nên giải quyết vấn đề trực tiếp với các thành viên có liên quan.
Hãy bắt đầu cuộc thảo luận bằng cách làm rõ rằng ý định của bạn là giúp nhóm làm việc cùng nhau tốt hơn, không phải để hạ bệ bất kỳ người nào. Khi lắng nghe, hãy cởi mở với tất cả phản hồi mà các thành viên có thể có về văn hóa, cấu trúc hoặc quy trình của nhóm, bởi một thay đổi nhỏ cũng có thể mở đường cho sự hòa hợp trong nhóm.
Nếu nhóm của bạn có một cá nhân giỏi nắm bắt cảm xúc và thiết lập mối quan hệ, hãy tận dụng kỹ năng đó. Họ có thể giúp cả trưởng nhóm và các thành viên điều hướng xung đột để không ai cảm thấy đơn độc.
Sự hiện diện của thái độ tiêu cực
Trong một đội, thái độ là điều dễ lây lan. Nếu một hoặc nhiều thành viên trong nhóm có thái độ không tốt, bầu không khí này có thể lan tỏa đến các thành viên còn lại. Chỉ cần sự tiêu cực của một người dẫn đến các hành vi gây rối là có thể hạ gục một cả đội tuyệt vời. Nếu có một trong những người như thế này trong nhóm và họ không thể thay đổi, việc chấm dứt hợp tác vì lợi ích của nhóm có lẽ là cần thiết.
Điểm mạnh và điểm yếu của các thành viên không được chú ý
Trong mỗi nhóm luôn tồn tại nhiều kiểu tính cách với kỹ năng khác nhau. Bằng cách chú ý đến những việc mà các thành viên hoàn thành tốt, bạn có thể giao cho họ nhiệm vụ phù hợp nhất. Ngược lại, nếu các thành viên trong nhóm yếu kém về mặt nào đó, họ nên được giúp đỡ để nâng cao kỹ năng hoặc nếu cần họ nên được giao các công việc không liên quan đến điểm yếu này.
Phần thưởng cho cá nhân thay vì tập thể
Những khuyến khích nhằm nâng cao vị thế của một người hơn các đồng nghiệp khác có thể khiến nhóm chia rẽ và cũng là nguyên nhân dẫn đến làm việc nhóm không hiệu quả. Các cá nhân không nên được khen thưởng theo cách làm suy yếu tinh thần đồng đội, thay vào đó phần thưởng nên hướng đến sự tiến bộ của tất cả thành viên.
Đưa ra quá nhiều quy tắc
Thông thường, các nhóm có xu hướng cố gắng lập kế hoạch cho mọi tình huống và tạo ra các quy tắc cho tất cả các trường hợp dự phòng có thể xảy ra. Việc này vừa tốn thời gian vừa không hiệu quả. Thay vì dàn trải, hãy tập trung vào một số quy tắc có tác động lớn nhất đến văn hóa và hiệu suất của nhóm, chẳng hạn như chia sẻ thông tin, ra quyết định và giải quyết xung đột.
Vượt qua những thách thức này không phải dễ dàng nhưng có thể làm được. Làm việc nhóm là cách hiệu quả để tạo ra kỳ tích và nuôi dưỡng tinh thần. Khi được quản lý hiệu quả và tránh được các nguyên nhân khiến làm việc nhóm không hiệu quả, các thành viên có thể giải phóng sự sáng tạo, tích lũy được nhiều kỹ năng hơn và mang lại kết quả tốt hơn bất kỳ tập thể nào khác chỉ gồm các cá nhân làm việc một mình.
