Bạn đang tuyển dụng và đã xác định được ứng viên hàng đầu cho vai trò dựa trên hồ sơ xin việc và buổi phỏng vấn trực tiếp, vậy là bạn đã sẵn sàng để đưa ra lời mời làm việc rồi phải không? Vẫn chưa hoàn toàn, bây giờ là lúc để kiểm tra ứng viên thông qua người tham khảo trong CV.
Chắc chắn, bạn đã có thể đánh giá mọi thứ mà ứng viên đã nói khi phỏng vấn, nhưng việc kiểm tra sẽ giúp bạn nhận được ý kiến đóng góp từ các nhà quản lý mà họ đã từng làm việc cùng tại các công ty trước đây.
Đâu là thời gian tốt nhất để xác thực thông tin với người tham khảo?
Kiểm tra thông tin qua người tham khảo nên được sử dụng để xác định xem ứng viên có các kỹ năng và năng lực như bạn nghĩ hay không nhằm đảm bảo rằng bạn không hiểu sai.
Thời điểm tốt nhất để tiến hành việc này là khi bạn đã hoàn thành các buổi phỏng vấn, sắp đưa ra một lời mời làm việc hoặc đang thực hiện lựa chọn cuối cùng giữa hai hoặc ba ứng viên hàng đầu.
Kiểm tra ứng viên qua người tham khảo có thể cung cấp cho bạn ý tưởng tốt hơn về ứng viên là ai và họ sẽ làm việc như thế nào trong công ty của bạn.
Cách tốt nhất để kiểm tra qua người tham khảo là gì?
Về cơ bản, có hai cách để bạn có thể kiểm tra thông tin với người tham khảo trong CV: bằng email hoặc qua điện thoại. Trong khi trao đổi với người tham khảo qua email sẽ thích hợp với các vị trí cấp thấp thì một cuộc trò chuyện qua điện thoại để có cái nhìn sâu sắc hơn rất cần thiết cho các vai trò cao cấp hơn.
Một số doanh nghiệp có chính sách không cung cấp thông tin tham khảo hoặc chỉ xác nhận các chi tiết cơ bản về công việc, trong khi một số khác sẽ hướng bạn đến phòng nhân sự. Tuy nhiên, hãy kiên trì và cố gắng nói chuyện với quản lý trực tiếp của ứng viên vì họ sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích nhất. Bạn có thể liên hệ trước với người tham khảo (hoặc yêu cầu ứng viên làm điều đó) và sắp xếp thời gian cụ thể cho cuộc trò chuyện.
Bạn nên hỏi gì khi kiểm tra thông tin qua người tham khảo?
Các câu hỏi cần thiết khi kiểm tra người tham khảo qua email bao gồm:
– Ngày tháng ứng viên làm việc tại doanh nghiệp.
– Chức danh công việc và trách nhiệm chính của ứng viên.
– Họ có đáng tin cậy, trung thực, chăm chỉ?
– Họ có các hành động vô kỷ luật nào không?
– Có bất kỳ lý do nào khiến ứng viên không nên được tuyển dụng?
Các câu hỏi để kiểm tra thông tin qua điện thoại chi tiết hơn bao gồm:
– Trách nhiệm chính của ứng viên trong vai trò gần đây của họ là gì?
– Điểm mạnh nhất của ứng viên là gì?
– Bạn có nghĩ rằng ứng viên đủ tiêu chuẩn cho vai trò mới này không?
– Ứng viên có những phẩm chất cụ thể nào sẽ giúp họ hoàn thành những trách nhiệm này?
– Ứng viên thích hợp với phong cách quản lý nào?
– Họ làm việc tốt nhất trong môi trường văn phòng nào?
– Ứng viên đã áp dụng một kỹ năng hoặc xử lý tình huống cụ thể tốt như thế nào?
– Lý do ứng viên nghỉ việc là gì?
– Nếu có thể, bạn có tuyển dụng lại ứng viên này không?
Một số điều cần nhớ
Đặt câu hỏi mở
Luôn đảm bảo rằng bạn đưa ra các câu hỏi mở, không phải là câu hỏi được trả lời bằng có hoặc không và để người tham khảo thực hiện phần lớn cuộc nói chuyện. Đừng hỏi những câu hỏi dẫn dắt như “X đã nói rằng một trong những trách nhiệm chính của anh ấy là Y, điều này có chính xác không?” mà hãy hỏi “Một số trách nhiệm chính của X là gì?”.
Tránh các câu hỏi mang tính tiêu cực
Đừng hỏi những câu hỏi nhằm thu hút những nhận xét tiêu cực, chẳng hạn như “Điểm yếu của ứng viên này là gì?”. Hầu hết người tham khảo sẽ cảm thấy không thoải mái khi đưa ra phản hồi không tốt về một nhân viên trước đây.
Thay vào đó, bạn cần gợi mở và cảm nhận phản hồi tiêu cực từ những gì không được nói, như do dự khi trả lời hoặc cố tình phớt lờ. Ngoài ra, giọng điệu của họ cũng có thể cho thấy nhiều điều khi nói về những khía cạnh nhất định của một nhân viên cũ.
Câu hỏi mơ hồ
Đừng hỏi những câu hỏi quá chung chung hoặc có thể được hiểu theo nhiều cách khác nhau, chẳng hạn như “Ấn tượng của bạn về tính cách của ứng viên này là gì?”. Tốt nhất bạn nên bám sát các kỹ năng liên quan đến vị trí cũ và mới của ứng viên. Hãy chắc chắn rằng bạn đã thăm dò kỹ về trách nhiệm của ứng viên nếu có nghi ngờ họ thổi phồng quá mức về nhiệm vụ.
Ghi chú lại
Ghi chú là điều cần thiết. Bạn đang bận và có thể quên các chi tiết đã thảo luận qua điện thoại. Giữ lại ghi chú giúp bạn dễ dàng nhận thấy sự khác biệt giữa hai người tham khảo của một ứng viên và kiểm tra bất kỳ sự chênh lệch nào. Bạn cũng có thể cần tham khảo ghi chú khi so sánh các ứng viên cuối cùng và đưa ra quyết định tuyển dụng.
Dù có bận rộn đến đâu hoặc quá trình tuyển dụng gấp rút đến mấy, bạn cũng không nên né tránh việc chứng thực thông tin của ứng viên với người tham khảo. Càng dành nhiều thời gian và sự chú ý vào việc xem xét người tham khảo trong CV, bạn càng có cơ hội tìm được một ứng viên phù hợp hoặc tránh được việc đưa ra một quyết định tuyển dụng kém hiệu quả.
