Giả sử bạn sắp phỏng vấn một loạt ứng viên. Bạn có thể hình dung họ dành cả ngày để đọc bản mô tả công việc, hoàn thiện trang phục và suy nghĩ về cách trả lời một số câu hỏi phỏng vấn phổ biến. Bạn mong đợi họ chuẩn bị thật tốt nhưng với tư cách là nhà tuyển dụng, bạn có cần phải chuẩn bị?
Thực tế, có một số điều mà bạn có thể làm để tìm được ứng viên tốt nhất. Một trong số đó là ghi chú hiệu quả khi phỏng vấn.
Vì sao ghi chú lại hữu ích?
Bởi vì bạn sẽ không thể nhớ mọi chi tiết được thảo luận trong một cuộc phỏng vấn. Nhân lên gấp ba, năm hoặc 10 cuộc phỏng vấn khác nhau và chẳng bao lâu bạn sẽ chơi vơi trong “đám mây mù” thông tin khổng lồ.
Vào thời điểm cân nhắc mời một số ứng viên tham gia cuộc phỏng vấn thứ hai hoặc đưa ra lời mời làm việc, bạn có thể quên đi các thông tin quan trọng giúp bạn đưa ra quyết định dễ dàng hơn. Với những ghi chú phỏng vấn kỹ lưỡng, bạn sẽ có cơ sở chính xác để đưa ra quyết định tuyển dụng một cách tự tin.
Chiến lược ghi chú hiệu quả
Nói trước về tình huống
Thông thường, trong một cuộc phỏng vấn tuyển dụng, bạn nên giải thích về quy trình với ứng viên. Trong những phút đầu tiên, hãy nói với họ rằng bạn sẽ ghi chép trong khi trò chuyện vì bạn cần xem xét chúng trong quá trình lựa chọn.
Đây là một cách nói lịch sự về việc bạn có thể không giao tiếp bằng mắt 100% thời gian. Nó cũng giúp ứng viên biết rằng họ sẽ gặp những khoảng lặng vì bạn đang viết thay vì nói chuyện. Tuy nhiên, đừng khiến ứng viên tin rằng bạn sẽ ghi lại mọi lời họ nói. Điều này sẽ giúp họ cảm thấy thoải mái và bớt lo lắng về những gì bạn đang viết trong ghi chú.
Và nếu bạn cần nhiều thời gian hơn, hãy nhìn lên, mỉm cười và nói điều gì đó như “Câu trả lời khá hay. Hãy cho tôi một giây để ghi lại điều này” hoặc “Câu hỏi thú vị đấy, tôi cần viết lại và sẽ cho bạn câu trả lời thỏa đáng”.
Chia khu vực ghi chú thành 3 phần
Dành phần đầu tiên cũng là phần lớn hơn cho câu trả lời của ứng viên, phần thứ hai nhỏ hơn cho các quan sát và ấn tượng của bạn. Trong phần thứ hai này, bạn có thể viết, “Có vẻ nhiệt tình nhất với công việc này” hoặc “Không giao tiếp bằng mắt, có vẻ lo lắng”.
Hãy nghĩ về phần thứ hai này như một cách để khơi gợi trí nhớ của bạn về ứng viên, đặc biệt nếu bạn đang phỏng vấn nhiều người và lo lắng về việc có thể nhầm lẫn. Viết ra những ấn tượng mạnh nhất để sau này khi xem lại, hình ảnh về người đó sẽ hiện ra ngay trong tâm trí của bạn.
Và dành phần thứ ba cho những câu hỏi bạn nghĩ đến trong cuộc phỏng vấn. Điều này thường xảy ra khi bạn muốn đi sâu tìm hiểu điều gì đó mà ứng viên đã nói, nhưng không muốn ngắt lời khi họ đang trả lời.
Ngắn gọn
Chắc chắn, bạn muốn nắm bắt nhiều điểm chính mà ứng viên nêu ra khi họ trả lời các câu hỏi phỏng vấn. Tuy nhiên, bạn không cần phải ghi lại nguyên văn từng từ một. Thay vào đó, chỉ chọn ghi lại những từ hoặc cụm từ quan trọng nhất để giảm tối thiểu thời gian cho việc viết và dành nhiều thời gian hơn để lắng nghe và thấu hiểu.
Bạn có thể sử dụng các ký hiệu và chữ viết tắt khi thông tin đến quá nhiều và quá nhanh. Dùng + hoặc & cho “và” hoặc = cho “bằng”, ≠ cho “khác”, ↑ cho “phát triển hoặc tăng lên”, ? cho “vấn đề còn nghi vấn” hoặc * cho “các vấn đề quan trọng”.
Tập trung vào các dữ kiện cho thấy ứng viên có thể làm được việc
Hãy tập trung vào các bằng chứng chỉ ra rằng ứng viên có thể làm được việc, chứ không phải các giải thưởng họ đạt được trong các trò chơi thể thao. Vậy bạn nên viết lại điều gì và nên tránh điều gì? Nên tập trung vào các kỹ năng liên quan, kinh nghiệm làm việc trước đây, nền tảng học vấn hoặc các chứng chỉ, khả năng sử dụng các phần mềm chuyên dụng. Tránh ghi chú về các sở thích, ngoại hình hoặc chi tiết cá nhân như gia đình, con cái.
Duy trì giao tiếp bằng mắt
Hãy cân bằng giữa việc ghi chú và tích cực lắng nghe. Mặc dù ghi chép hiệu quả là điều quan trọng, nhưng việc duy trì giao tiếp bằng mắt và tham gia vào một cuộc trò chuyện sẽ gợi ra thông tin bạn cần biết.
Có các ghi chú về buổi phỏng vấn sẽ khiến cho nhiều việc trở nên dễ dàng hơn nhưng nó không dễ thực hiện. Bạn có thể khó nắm bắt được phản hồi của ứng viên đồng thời không tích cực tương tác với họ để xây dựng mối quan hệ. Tuy nhiên, hãy nghĩ rằng ghi chú phỏng vấn là một trong những biện pháp giúp đảm bảo bạn tuyển được những người tuyệt vời nhất và dành thời gian để làm quen với thói quen hữu ích này nhé.
