Khả năng thích ứng là khả năng doanh nghiệp và nhân viên của bạn thay đổi cách tiếp cận và quy trình làm việc theo các điều kiện và thách thức mới.
Chúng ta đều đã từng nghe câu nói: không có gì là chắc chắn trong cuộc sống ngoài sự thay đổi. Điều này không thể đúng hơn trong bối cảnh kinh doanh. Bạn phải đối mặt với những thách thức khác nhau mỗi ngày, đòi hỏi phải điều chỉnh nhiều khía cạnh, từ mục tiêu và chiến lược, văn hóa cho đến cách sử dụng nguồn lực.
Mặc dù thay đổi là thực tế không thể tránh khỏi nhưng mọi người vẫn gặp rất nhiều khó khăn để chấp nhận nó. Có thể bạn muốn đưa ra một chính sách mới, tái cấu trúc hệ thống tổ chức hoặc đơn giản là chuyển văn phòng trong năm mới nhưng lại cảm thấy rõ sự phản kháng từ đội ngũ nhân viên. Nếu bạn đang rơi vào tình huống này, hãy thử một số bước sau đây để giúp nhóm tăng khả năng thích ứng cũng như để quá trình thay đổi diễn ra suôn sẻ.
Giao tiếp cởi mở
Nhân viên càng biết nhiều về các thay đổi mà bạn đang thực hiện thì sự thay đổi đó càng diễn ra êm đẹp. Bởi sự thiếu thông tin hay mập mờ làm lan tỏa nỗi sợ hãi, nhân viên sẽ tự suy diễn ra từng câu chuyện của riêng mình và không phải lúc nào đó cũng là một câu chuyện tuyệt vời.
Nếu bạn muốn nhân viên sẵn sàng thay đổi, hãy cho họ biết ngay khi có thể. Không chỉ cho họ biết điều gì sẽ xảy ra mà còn cả khi nào và như thế nào. Bằng cách thể hiện sự minh bạch, ngay cả với những điều nhạy cảm, bạn sẽ xây dựng được lòng tin, giảm bớt lo lắng của nhân viên và giúp họ chuẩn bị tâm thế cho những điều sắp tới.
Nếu nhân viên có đầy đủ thông tin và được chuẩn bị tốt, họ sẽ ít có khả năng chống lại sự thay đổi. Họ có thể hào hứng với những điều sắp xảy ra hoặc ít nhất là sẽ không cảm thấy bị “bịt mắt”.
Với mọi sự thay đổi, luôn giải thích “Tại sao”
Nhân viên của bạn sẽ có xu hướng chấp nhận sự thay đổi nếu họ không chỉ hiểu cách thức mà còn là lí do tại sao điều đó xảy ra.
Hãy dành chút thời gian để giải thích lý do vì sao thay đổi là cần thiết, nó hữu ích như thế nào về lâu dài và nếu có thể hãy cố gắng làm nổi bật các cơ hội mà sự thay đổi mang lại.
Nếu bạn đang thực hiện tái cấu trúc toàn hệ thống, thì liệu điều này có giúp công ty tăng trưởng không? Các vị trí và cơ hội việc làm mới là gì? Các nhân viên sẽ phải chuyển phòng ban hoặc được đào tạo về một lĩnh vực mới không? Ngay cả khi việc thay đổi chỉ đơn giản như thay thế một chiếc máy cũ bằng một kiểu máy mới, nhóm của bạn cũng cần phải hiểu lý do tại sao bạn chọn nó. Nó có giúp hợp lý hóa quy trình của họ và làm cho mọi thứ nhanh hơn không? Nó có giúp họ an toàn hơn không?
Khi hiểu được tường tận nguồn gốc, nhân viên của bạn không chỉ có xu hướng chấp nhận sự thay đổi mà thậm chí họ còn có thể trở thành những người ủng hộ nhiệt tình.
“Lợi thế rõ ràng nhất của việc tăng khả năng thích ứng là các thành viên trong nhóm của bạn sẵn sàng hơn để đón nhận những thử thách mới.”
Giải đáp bất cứ thắc mắc nào
Khi đã giải thích cách thức và lý do tại sao cần thay đổi, bạn cũng nên cho nhân viên cơ hội để đặt câu hỏi và nói lên mối quan tâm của họ. Ngoài việc đưa ra câu trả lời khiến họ yên tâm, bạn cũng có thể nhận được thông tin chi tiết có giá trị và nghe được những lo ngại mà bạn chưa từng nghĩ đến. Họ có thể giúp bạn suy nghĩ về kế hoạch từ một góc độ khác hoặc cân nhắc các vấn đề có thể xảy ra sau đó.
Nhấn mạnh điều gì sẽ vẫn như cũ
Để giúp các thành viên trong nhóm luôn luôn đón nhận và tăng khả năng thích ứng với sự thay đổi bạn cũng cần nhấn mạnh những gì sẽ giữ nguyên. Nguyên nhân sâu xa của việc chống lại sự thay đổi là do nhân viên đã quen thuộc với môi trường của họ. Họ không muốn thay đổi một cách triệt để đến mức không thể nhận ra và vì vậy ở đâu đó họ không còn cảm thấy thoải mái khi làm việc nữa.
Vì thế, bạn nên nhấn mạnh những gì sẽ không bao giờ thay đổi. Điều này sẽ mang lại cho nhân viên của bạn cảm giác an toàn và ổn định trong thời gian thay đổi, đồng thời giúp họ chấp nhận những thay đổi nhỏ không ảnh hưởng đến công ty của họ ở cấp độ cơ bản.
Tạo văn hóa khen thưởng sự chấp nhận
Một số nhân viên sẽ chậm thích ứng với sự thay đổi, trong khi những người khác sẽ chủ động và chấp nhận nhanh hơn. Để giúp nhân viên tăng khả năng thích ứng, hãy bắt đầu bằng việc đánh giá cao hành động chấp nhận. Đừng ngại khen thưởng công khai những nhân viên chấp nhận sự thay đổi, có thái độ tốt và đang cố gắng giúp các đồng nghiệp khác chuyển đổi dễ dàng hơn. Động thái này sẽ giúp hạn chế sự phản kháng – không chỉ với sự thay đổi trước mắt mà còn là những thay đổi sắp tới – đồng thời củng cố ý tưởng rằng sự thay đổi có thể đại diện cho những cơ hội tích cực.
