Có rất nhiều kỹ thuật cụ thể khi nói đến việc gửi email tuyển dụng cho ứng viên. Dưới đây là một số quy tắc chung đơn giản khiến ứng viên nhanh chóng hồi đáp mà bạn có thể áp dụng.
Dòng tiêu đề là chìa khóa
Các dòng tiêu đề của email tuyển dụng giống như chìa khóa mở xe. Dù chiếc xe đó có đẹp đến đâu (email tuyển dụng chất lượng) nhưng nếu bạn không có chìa khóa để mở nó (một dòng tiêu đề tuyệt vời), bạn sẽ chẳng đi đến đâu.
Dòng tiêu đề là nơi gặp gỡ đầu tiên của bạn với ứng viên, đóng vai trò là người gác cổng cho các email tuyển dụng. Một dòng tiêu đề thu hút, nói rõ bạn là ai và vị trí tuyển dụng sẽ khiến họ nhanh chóng mở email của bạn.
Cá nhân hóa thúc đẩy sự tương tác
Nếu ứng viên chịu khó điều chỉnh CV cho phù hợp với từng việc làm thì bạn cũng cần điều chỉnh email tuyển dụng cho phù hợp với từng ứng viên. Nói cách khác là không nên sử dụng một mẫu email duy nhất để gửi cho tất cả ứng viên. Thay vào đó, trước khi liên hệ với bất kỳ ứng viên nào qua email, bạn nên nghiên cứu thật kỹ lưỡng về ứng viên qua mạng xã hội hoặc sản phẩm công việc (bài viết, bản thiết kế…) và chèn chúng vào email.
Một email tuyển dụng bắt đầu với “Sau khi đã xem qua các bài viết/bản thiết kế của bạn trên trang web X, chúng tôi rất ấn tượng…” không chỉ tạo ra sự quan tâm của ứng viên mà còn cho thấy rằng bạn đã đầu tư thời gian để tìm hiểu thêm về họ. Điều này sẽ thu hút sự đánh giá cao của họ, khiến họ có xu hướng phản hồi hơn.
Một khía cạnh chính khác của cá nhân hóa là giao tiếp tự nhiên. Sử dụng một tông giọng thân thiện và đảm bảo tránh quá trang trọng. Hãy đứng vào vị trí của ứng viên và tự hỏi bản thân, “Nếu tôi nhận được email này, tôi có ấn tượng như thế nào?”
Tập trung vào ứng viên
Để ứng viên cởi mở và nhanh chóng phản hồi, bạn cần thuyết phục rằng bạn xứng đáng với thời gian của họ. Hãy nhớ rằng, email tuyển dụng không nên tập trung vào bạn, công ty hay vị trí tuyển dụng, mà cần tập trung vào ứng viên. Sau khi thực hiện nghiên cứu, bạn đã biết một số thông tin cơ bản về ứng viên, từ đó điều chỉnh cách giao tiếp để giải thích cơ hội việc làm sẽ giúp ứng viên tiếp cận và theo đuổi đam mê của họ như thế nào.
Không cung cấp quá nhiều thông tin
Một trong những sai lầm lớn nhất khi viết email tuyển dụng là cung cấp quá nhiều thông tin. Nhiều nhà tuyển dụng nghĩ rằng cách tốt nhất để nhận được câu trả lời từ ứng viên là trình bày mọi thứ cho họ từ chức danh, nhiệm vụ, mức lương… Tuy nhiên, các tiếp cận này cho thấy sự không chọn lọc và quá nhiều thông tin cùng lúc sẽ gây áp đảo. Hãy suy nghĩ về điều này qua góc độ bán hàng. Khi bắt đầu mua hàng, bạn sẽ không muốn nghe những chi tiết kỹ thuật và thông số sản phẩm khó hiểu từ một nhân viên bán hàng đang ra sức thúc đẩy. Hơn tất cả điều gì khác, bạn muốn có thông tin cơ bản về sản phẩm để xem món hàng đó có thật sự cần thiết và phù hợp với bạn hay không. Ở đây, ứng viên là khách hàng của bạn và đây là hành trình mua hàng của họ. Các quy tắc tương tự cũng được áp dụng.
Trong lần tiếp xúc đầu tiên, hãy viết ngắn gọn và đơn giản, khoảng 120 đến 150 chữ. Điều này giúp cho email tuyển dụng của bạn dễ dàng được tiếp cận.
Lưu ý đến thiết bị di động
Nếu bạn muốn có cơ hội nhận được phản hồi từ ứng viên, bạn phải đảm bảo rằng thông điệp của bạn dễ đọc trên thiết bị di động. Luôn gửi một email thử nghiệm cho chính bạn trước khi gửi cho ứng viên. Dòng chủ đề xuất hiện trong hộp thư đến của bạn như thế nào? Khi mở email trên điện thoại, bạn có muốn đọc không? Nếu câu trả lời là không thì bạn có thể chắc rằng ứng viên của bạn cũng sẽ như vậy.
Cung cấp cho ứng viên nhiều cách để trả lời bạn
Đơn giản là có một số người không thích đọc và trao đổi qua lại với ai đó qua email nên hãy cung cấp cho họ những cách khác nhau để liên hệ lại với bạn. Về cơ bản, hãy để họ đề xuất phương pháp và thời gian để bạn có thể đưa ra lựa chọn và khiến họ cảm thấy mình là một phần quan trọng của quá trình.
Theo dõi thường xuyên
Nếu ban đầu ứng viên không trả lời email của bạn, điều đó không có nghĩa là họ hoàn toàn không quan tâm. Đôi khi email của bạn bị lạc hoặc bị xóa một cách tình cờ. Vì vậy, theo dõi là cách tốt để tìm hiểu xem khả năng này có xảy ra hay không.
Một email tiếp theo bao gồm thông báo ngắn gọn sẽ hướng các ứng viên đến nội dung đã gửi trước đó. Chỉ cần chuyển tiếp email ban đầu của bạn và hỏi ứng viên xem liệu họ có quan tâm đến công việc mà không cần phải lặp lại nội dung.
Trong quá trình tuyển dụng, khi bạn nỗ lực một chút để làm cho các ứng viên cảm thấy được đánh giá cao như viết một email tuyển dụng chuyên nghiệp, bạn sẽ không chỉ tìm được người phù hợp cho vị trí ứng tuyển mà còn giúp mọi người tiến xa hơn trong sự nghiệp của họ.
