Kỹ năng điều hành cuộc họp là một trong những điều quan trọng nhất mà người quản lý cần thành thạo để phát triển tốt trong công việc.
Về bản chất, các cuộc họp nhằm thúc đẩy năng suất và hiệu quả làm việc. Khi mọi người cùng nhận thức được những gì nên làm thì ngay cả những nhiệm vụ khó khăn nhất cũng có thể được hoàn thành.
Nhưng trên thực tế, chúng ta thường thấy mình bị mắc kẹt trong những cuộc họp không hiệu quả từ tuần này sang tuần khác. Hầu hết mọi người đều cho rằng các cuộc họp là cách lãng phí thời gian và tiền bạc nếu không được lên kế hoạch hiệu quả.
Dù thích hay ghét các buổi trao đổi, bạn không thể loại bỏ hoàn toàn chúng. Vì vậy, điều quan trọng là làm cho chúng trở nên hữu ích nhất có thể. Với mục tiêu hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí, sau đây là các kỹ năng điều hành cuộc họp bạn có thể áp dụng.
Đánh giá lý do của cuộc họp
Có thể bạn đã trải qua các cuộc họp kết thúc sớm 30 phút vì mọi thứ đã được giải quyết sau khi ai đó trả lời một vài câu hỏi. Để tránh trường hợp này, trước khi tổ chức cuộc họp, hãy bắt đầu phác thảo mối quan tâm của bạn trong một email. Nếu mất chưa đến 5 phút để soạn email đó, bạn có thể giải quyết vấn đề bằng cách cc, đưa ra các câu hỏi cụ thể và một dòng chủ đề hiệu quả. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian và nhóm của bạn sẽ cảm ơn bạn vì điều đó.
Lựa chọn đúng người tham dự
Bạn đã từng nghe câu Quá nhiều đầu bếp sẽ làm hỏng nồi nước dùng chưa? Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng mỗi cuộc họp với hơn 7 thành viên tham dự, hiệu quả ra quyết định sẽ giảm khoảng 10%. Ngoài ra, số lượng người tham dự càng lớn, càng có nhiều hành vi gây hấn giữa các cá nhân với nhau. Lí do của điều này là càng nhiều người, càng có nhiều ý kiến được đưa ra thì càng có nhiều bất đồng và căng thẳng càng gia tăng.
Nếu có thể giảm 2 người tham dự không cần thiết trong cuộc họp kéo dài 30 phút, bạn đã tiết kiệm một giờ làm việc hiệu quả cho công ty. Thế nên, hãy cân nhắc ai sẽ được lợi từ cuộc họp, ai cần có mặt ở đó và mời người tham dự dựa trên điều này.
“Các cuộc họp là một phần thiết yếu trong cuộc sống của mọi tổ chức và kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp hiệu quả cùng với các kỹ năng quản lý là một phần tạo nên thành công của cuộc họp.”
Cho mọi người biết nội dung cuộc họp
Nếu quyết định cần tổ chức cuộc họp, bạn cần thông báo trước về nội dung chính. Cho tất cả những người tham dự biết chính xác cuộc họp nói về điều gì và những gì bạn muốn đạt được sẽ giúp họ tập trung và đi đúng hướng.
Bắt đầu đúng giờ
Một trong những kỹ năng điều hành cuộc họp là bắt đầu đúng giờ. Đừng đợi những người đến trễ – nếu đến muộn, họ có thể tự tìm hiểu thông tin bằng cách xem lại các ghi chú sau cuộc họp. Nếu chờ đợi, bạn sẽ tạo ra văn hóa trễ hẹn vì người tham gia biết rằng bạn sẽ đợi họ. Đừng làm điều đó!
Hãy bắt đầu cuộc họp đúng giờ, bạn sẽ thấy mọi người có mặt và sẵn sàng tham gia. Nếu bắt đầu đúng giờ, cuộc họp có thể kết thúc sớm và mọi người sẽ có thêm thời gian cho công việc trong ngày của họ.
Đừng mất tập trung
Vì lý do nào đó, tại mỗi cuộc họp, thường có một người có xu hướng kể những câu chuyện không liên quan đến chủ đề được thảo luận bằng nhiều cách khác nhau. Mặc dù điều này không quá tệ nhưng “lạc đề” có thể kéo dài cả phiên họp.
Nhiệm vụ khó khăn nhất để hoàn thành việc dẫn dắt một nhóm người là khiến họ tập trung, điều hướng cuộc họp trở lại chủ đề ban đầu. Nếu ai đó có một ý tưởng tốt nhưng không liên quan đến vấn đề thảo luận, hãy ghi lại và đưa vào cuộc họp tiếp theo. Nếu có ý kiến phản đối bất ngờ, hãy quyết định lượng thời gian bạn có thể dành cho điều này. Nếu vấn đề vẫn chưa được giải quyết, hãy lên lịch để gặp trực tiếp người phản đối và tập trung trở lại.
Một nguyên tắc chung: Nếu đã lên lịch dành 15 phút để thảo luận về chủ đề A, bạn không nên chuyển sang chủ đề tiếp theo cho đến khi đạt được quyết định hoặc 15 phút đã trôi qua.
Ghi chú chung
Việc để mọi người ghi chép riêng có thể dẫn đến nhầm lẫn vì mỗi người tham dự có thể nghe thấy những điều khác nhau. Thay vào đó, hãy sử dụng Google Docs hoặc một số nền tảng chỉnh sửa tài liệu được chia sẻ khác để đảm bảo rằng mọi người đều cùng chung suy nghĩ.
Đừng quên phần hỏi đáp
Các phiên hỏi đáp thường được đẩy xuống cuối cuộc họp và chỉ có một vài phút. Tuy nhiên, phân đoạn này cũng quan trọng như phần còn lại của cuộc họp. Khi một kế hoạch hành động cụ thể được đưa ra trong cuộc họp, nhưng các câu hỏi vẫn chưa được trả lời, việc thực hiện có thể là sai lầm.
Để đảm bảo tương tác có ý nghĩa hơn, hãy cân nhắc thực hiện phần giới thiệu ngắn, sau đó là phần hỏi đáp dài hơn. Tùy thuộc vào loại cuộc họp, điều này có thể tạo ra một cuộc trò chuyện hiệu quả và giúp xây dựng một nhóm nhiệt tình.
Một mẹo khác là chuẩn bị trước những điều có thể được hỏi về chủ đề. Bằng cách này, nhóm sẽ có thời gian để xem xét các ý tưởng hay thay vì tranh giành đưa ra câu hỏi vào cuối cuộc họp.
Kết thúc đúng giờ
Một cuộc họp kết thúc muộn có thể ảnh hưởng đến tất cả các loại hoạt động đã lên lịch khác. Nếu cuộc họp không mang lại kết quả mong muốn, hãy lên lịch cho cuộc họp tiếp theo. Đừng vội vàng đưa ra giải pháp nửa vời trong những giây cuối cùng, đây không phải là mục đích ban đầu của cuộc họp.
Thời gian là vốn quý trong cuộc sống và trong công việc. Thấu hiểu các kỹ năng điều hành cuộc họp hiệu quả sẽ giúp tiết kiệm thời gian và đạt được hiệu suất làm việc tối ưu. Bằng cách chỉ họp khi cần thiết, đặt ra mục tiêu, khuyến khích mọi người trao đổi và rời đi với các bước tiếp theo rõ ràng, bạn có thể tổ chức các cuộc họp hiệu quả khiến mọi người cảm thấy tràn đầy cảm hứng thay vì thất vọng.
