Các kỹ năng cần thiết để có một nhóm làm việc hiệu quả
Để làm việc hiệu quả cùng nhau, các thành viên cần có các kỹ năng sau:
Cởi mở: Các thành viên dù có các sở thích, sở trường khác nhau cần hiểu nhau. Họ cần sẵn sàng tiếp nhận các ý tưởng mới, các cách suy nghĩ, tiếp cận vấn đề và biểu đạt khác nhau của các thành viên khác trong nhóm. Họ cần biết lắng nghe ý kiến của các thành viên khác và tiếp tục phát triển nó. Họ biết cách cân bằng giữa phát biểu cá nhân và ý kiến của nhóm.
Tin cậy: Các thành viên trong nhóm cần tin tưởng các thành viên khác, không ngại ngần chia sẻ các ý kiến của bản thân mình. Để được tin tưởng, các thành viên tự bản thân mình phải là những người đáng tin cậy, tự mình cố gắng nêu ý kiến và hoàn thành các công việc được giao.
Hỗ trợ: Các thành viên trong nhóm cần hỗ trợ tích cực các thành viên khác. Khi cả nhóm hỗ trợ lẫn nhau, các vấn đề khó sẽ được giải quyết. Họ không được coi các thành viên khác là đối thủ mà phải là người hợp tác.
Tôn trọng: Các thành viên trong nhóm cần tôn tọng lẫn nhau. Ví dụ, chúng ta cần tập trung vào “Chúng ta học được gì?” thay vì “Ai phải chịu trách nhiêm?”
Các kỹ năng cần thiết để tiến hành công việc hiệu quả
Tinh thần trách nhiệm cao: Các thành viên trong nhóm cần thống nhất cần làm những gì và ai sẽ làm. Từ đó từng thành viên cần quyết định bản thân cần phải làm gì để hoàn thành công việc và chịu trách nhiệm với công việc của mình.
Hồi đáp trên tinh thần xây dựng: Các thành viên trong nhóm cần đưa ra ý kiến và nhận phản hồi từ các thành viên khác trong nhóm. Để đưa ra phản hồi tích cực, hiệu quả cần tập trung vào ý tưởng thay vì tập trung vào ai đưa ra ý tưởng càng tích cực càng tốt và đề xuất các gợi ý mới. Khi tiếp nhận phải hồi cần biết lắng nghe, hỏi lại các vấn đề chưa rõ và sẵn sàng thay đổi ý tưởng ban đầu của mình nếu hợp lý.
Giải quyết vấn đề: Các thành viên trong nhóm cần tập trung vào việc hoàn thành mục tiêu của nhóm, tuân thủ quyết định của nhóm, giải quyết xung đột. Trong trường hợp cần thiết, họ cần xin lời khuyên của chuyên gia.
Quản lý và tổ chức: Các thành viên trong nhóm cần biết lên kế hoạch, quản lý công việc, quản lý thời gian, tổ chức và tham gia các buổi họp. Họ cần đảm bảo mục tiêu cảu 1 cuộc họp, các nội dung chính của cuộc họp được lên kế hoạch trước và được thảo luận đầy đủ, mọi người đều được tham gia. Họ cần vừa tập trung vào công việc của họ, vừa hỗ trợ các thành viên khác.
Đảm bảo vai trò của từng thành viên: Các thành viên biết mình có thể đảm nhận vai trò gì trong nhóm (điều phối viên, nêu ý tướng, tổng hợp, đánh giá, trung gian, khuyến khích). Họ cần đảm bảo thực hiện tốt vai trò của mình và sẵn sàng đóng càng nhiều vai trò trong nhóm càng tốt.
Elizabeth Cohen nêu ra danh sách cá kỹ năng cần thiết để hợp tác tốt trong nhóm như sau:
Lắng nghe
Hỏi để hiểu vấn đề
** Giải thích bằng cách trả lời câu hỏi tại sao và như thế nào**
Hỗ trợ các thành viên khác – Đáp ứng yêu cầu của họ
Hỗ trợ các thành viên khác để họ có thể tự làm được
Chia sẻ tri thức, kinh nghiệm
Hiểu các suy nghĩ của các thành viên khác – Hỏi, lắng nghe và hiểu ý tưởng của họ
Thực hiện những gì đã được quyết định
Suy nghĩ và nói súc tích
Suy nghĩ, nêu ý tưởng một cách logic
Cho phép mọi người đều đóng góp
Truyền ý tưởng đến mọi người: Chia sẻ, lắng nghe, đánh giá đóng góp
Tìm quyết định cuối cùng cho nhóm
Vai trò của các thành viên trong buổi họp
Sau đây là 1 số vai trò chính trong 1 buổi họp. Một người có thể đảm nhiệm vài vai trò.
Người khuyến khích: Nâng cao tinh thần cho nhóm
Họ thường nói:
“Chúng ta có thể làm được!”
“Đó là 1 ý tưởng tuyệt vời!”
Người kết nối: Đảm bảo tất cả các thành viên trong nhóm đều được góp ý kiến bình đẳng
Họ thường nói:
“Tôi chưa thấy A nói gì, hãy nghe A nói ý kiến của anh ấy”
“Tôi không chắc là tôi có thể đồng ý, lý do bạn đưa ra ý tưởng ấy là gì?”
Trưởng nhóm: Đảo bảo cuộc thảo luận đi đúng các bước và tiến triển
Họ thường nói:
“Hãy quay lại vấn đề này nếu chúng ta có thời gian”
“Chúng ta cần tiến đến bước tiếp theo.”
“A, bạn nghĩ sao về vấn đề này?”
Người tổng hợp: Tổng hợp ý kiến của các thành viên trong nhóm
Họ thường nói:
“Đây là những gì chúng ta đã quyết định”
“Tôi nghĩ bạn đúng, nhưng chúng ta cũng có thể thêm vào….”
Người nêu ý tưởng: Nêu các ý tưởng mới để giải quyết các công việc trong nhóm
Họ thường nói:
“Tại sao chúng ta không xem xét cách làm này:”
Người đánh giá: Giúp nhóm không đưa ra các quyết định quá vội vàng.
Họ thường nói:
“Còn có các cách/khả năng khác không?”
“Hãy xem xét vấn đề từ cách khác.”
“Tôi không chắc là chúng ta đang đi đúng hướng.”
Biên tập viên : Đảm bảo buổi họp được tập trung, tổ chức tốt.
Họ thường nói:
“Chúng ta chỉ còn 5 phút nên chúng ta cần thống nhất ngay.!”
“Các bạn có hiểu biểu đồ này không?”
“Các bạn đều đồng ý chứ?”
Các yếu tố làm nên một nhóm hiệu quả?
Nhóm có các thành viên đóng góp theo các vai trò khác nhau (như ở trên đã liệt kê). Một nhóm cần cả người lập kế hoạch và người thực hiện. Một nhóm tốt tạo ra hiệu quả lớn hơn nhiều tổng đóng góp riêng lẻ của các thành viên.
Mục tiêu rõ ràng mà tất cả các thành viên đều hiểu và chấp thuận.
Tất cả các thành viên hiểu công việc họ cần làm và giúp đỡ lẫn nhau.
Có một điều phối viên giữ vai trò trưởng nhóm vừa biết lắng nghe ý kiến vừa biết quyết đoán khi cần thiết. Có thể có nhiều người giữ vai trò trưởng nhóm trong các công việc khác nhau.
Có sự cân bằng giữa công việc cần làm và phương pháp để hoàn thành công việc đó.
Có một môi trường làm việc thoải mái để các thành viên dám phát biểu ý kiến.
Nhóm có thể giải quyết các xung đột về ý kiến.
Trong nhóm có rất nhiều thảo luận mà tất cả các thành viên tham gia. Các thành viên lắng nghe ý kiến của nhau.
Các thành viên tự do nêu ý kiến, phản hồi nhưng trên tinh thần tích cực, xây dựng.
Nhóm học tập từ kinh nghiệm cả thất bại và thành công trước đó.
Các yếu tố gây nên một nhóm thất bại
Mọi người chỉ biết nói mà không biết lắng nghe và không ai thực hiện.
Vài thành viên không có đóng góp gì.
Ý kiến của các thành viên không được xem xét.
Tranh cãi gay gắt và không thống nhất được ý kiến giữa các thành viên trong nhóm.
1, 2 thành viên quyết định mọi việc.
Khi có các tranh cãi, không được thảo luận để thống nhất mà dùng phương pháp bỏ phiếu, quyết định theo số đông.
Một số thành viên không đồng ý với các quyết định và càu nhàu.
Có ít nỗ lực để hoàn thành công việc, đảm bảo tiến độ và thời hạn của dự án.
Mục tiêu của công việc và chi tiết các việc không rõ ràng hoặc các công việc nhỏ không phù hợp với mục tiêu.
Không phân công trách nhiệm cụ thể cho các thành viên.
Thiếu sự tin tưởng và hỗ trợ nhau.
Các thành viên không trao đổi về tiến độ, công việc của dự án.
Ví dụ:
Có một nhóm gồm 4 thành viên gọi là Mọi người, Ai đó, Bất kỳ ai và Không ai. Có một công việc quan trọng cần làm và Mọi người đều nghĩ rằng Ai đó sẽ làm. Bất kỳ ai cũng có thể làm nhưng Không ai làm cả. Ai đó tức giận bởi vì đó là công việc của Mọi người. Mọi người nghĩ rằng Bất kỳ ai cũng có thể làm nhưng Không ai nhận ra là Mọi người đều không làm. Kết quả cuối cùng là Mọi người đều càu nhàu lẫn nhau khi mà Không ai làm gì trong khi Bất kỳ ai đều có thể làm.
