Giống như khi dạy ai đó bơi lội, bạn cần hướng dẫn họ từng bước từ cách hít thở lâu, lướt nước, trườn nước cho đến khi họ có thể tự bơi được. Khi tuyển dụng nhân viên mới, bạn cũng cần giúp họ làm quen với các chính sách, văn hóa, quy trình và trách nhiệm trong công việc để họ sớm bắt tay vào việc và trở thành những thành viên năng suất nhất.

Với ý nghĩa này, đào tạo nhân viên mới hiệu quả là rất quan trọng đối với sự thành công chung của đội nhóm. Vậy có cách nào để đào tạo nhân viên mới và giúp họ cũng như doanh nghiệp của bạn đạt được hiệu quả tối ưu? 

“Đào tạo nhân viên mới bao gồm chương trình hoặc các buổi hướng dẫn giúp nhân viên mới hòa nhập vào doanh nghiệp và cung cấp kiến ​​thức, kỹ năng quan trọng liên quan đến hiệu suất làm việc của họ.”

Ý tưởng đào tạo nhân viên mới mang lại hiệu quả cho cả hai bên

Đặt ra kỳ vọng và hướng dẫn rõ ràng

Đưa ra kỳ vọng là bước đầu tiên quan trọng khi đào tạo nhân viên mới bởi chúng giúp nhân viên mới hiểu được những gì được kỳ vọng ở họ và những gì họ cần đạt được. “Bạn có thể thực hiện điều này thông qua mô tả công việc, trong đó nêu rõ chi tiết trách nhiệm hàng ngày và đưa ra mục tiêu trong 30, 60, 90 ngày như một đường hướng phát triển khi họ gia nhập công ty. Nếu có thể, các mục tiêu này nên có các số liệu cụ thể để phấn đấu”.

Đưa ra ví dụ “Nếu bạn đang đào tạo các nhân viên thiết kế đồ họa mới thì mục tiêu có thể bao gồm phát triển thêm các kỹ thuật thiết kế, nâng cao sự hiểu biết về các nguyên tắc thiết kế, thúc đẩy giao tiếp hiệu quả trong nhóm… và kỳ vọng có thể xoay quanh việc đáp ứng đúng thời hạn công việc, tạo ra tác phẩm thiết kế chất lượng cao cũng như chủ động tìm kiếm phản hồi để cải tiến liên tục”.

Tạo ra những tài liệu hấp dẫn, có giá trị cũng như cung cấp kinh nghiệm thực tế

Hãy nghĩ về các bài thuyết trình của bạn: nó phải hấp dẫn, phù hợp và lôi cuốn để duy trì sự chú ý của người nghe. Tài liệu đào tạo nhân viên mới cũng nên như vậy. “Tài liệu đào tạo cực kỳ quan trọng vì chúng đảm bảo rằng nhân viên có được kiến ​​thức phù hợp, học được các kỹ năng mới và duy trì động lực. Để đạt được hiệu quả này, bạn nên sử dụng các định dạng tương tác và thông tin như video, đồ họa thông tin…. Bên cạnh đó, hãy đưa vào các ví dụ thực tế và câu chuyện của nhân viên để làm cho nội dung có liên quan và dễ hiểu hơn”.

“Chỉ lý thuyết thôi thì không đủ để đào tạo hiệu quả. Bạn cần cho nhân viên mới cơ hội để họ có được kinh nghiệm thực tế và phát triển các kỹ năng của mình nhằm giúp họ hiểu được ý nghĩa của việc đào tạo và tăng cường sự tự tin”. Giả sử, với vị trí sales, bạn có thể thực hiện các cuộc gọi giả định như thể nhân viên mới đang trò chuyện cùng khách hàng và ghi lại cuộc gọi đó để đánh giá khả năng nắm bắt thông tin cần thiết đồng thời xem họ cần cải thiện ở đâu hay không cũng như thấy được những gì họ được mong đợi từ khách hàng.

Ghép một nhân viên mới với một đồng nghiệp có kinh nghiệm

Ngoại trừ nhân viên hỗ trợ về thủ tục giấy tờ, bạn có thể chỉ định một người bạn đồng hành cho nhân viên mới trong những tuần hoặc tháng đầu tiên. Đây là chiến lược thông minh giúp nâng cao đáng kể hiệu quả đào tạo. “Các nhân viên mới có người để nhờ hướng dẫn, tư vấn và trả lời bất cứ câu hỏi nào có thể có trong khi người đồng nghiệp có cơ hội chia sẻ kiến thức và chuyên môn của họ”. Chẳng hạn, trợ lý tiếp thị mới có thể có một người đồng hành là một nhân viên Marketing giàu kinh nghiệm trong công ty để cung cấp hướng dẫn về các phương pháp hay nhất và các dự án cụ thể cũng như thông tin chi tiết về văn hóa công ty.

Một mẹo nhỏ mà HRI muốn chia sẻ là hãy khuyến khích nhân viên mới và người hướng dẫn gặp gỡ thường xuyên để thảo luận về tiến độ, trả lời câu hỏi và cung cấp phản hồi. Mối quan hệ này sẽ giúp nhân viên mới cảm thấy thoải mái và gắn kết hơn trong doanh nghiệp cũng như nhận được những lời khuyên về các nguyên tắc bất thành văn và tránh được những sai lầm phổ biến.

Đào tạo về văn hóa chứ không chỉ về chuyên môn

“Chúng tôi luôn muốn đảm bảo rằng nhân viên của mình đủ trình độ làm việc tại công ty và đủ hài lòng để tiếp tục làm việc cho công ty trong thời gian dài. Đó là lý do tại sao văn hóa công ty lại quan trọng trong đào tạo nhân viên mới”.

Khi cho nhân viên thấy điều gì làm cho công ty trở nên độc đáo, bạn sẽ khiến họ nghĩ rằng “Tôi nghĩ tôi có thể làm việc ở đây về lâu dài”. Vì vậy, nếu có thể đưa một chút văn hóa công ty vào chương trình đào tạo, bạn sẽ không sợ rằng những nhân viên được đào tạo sẽ rời công ty của bạn để đến “vùng đất” tốt hơn.

Công ty của bạn có tự hào về việc bảo vệ môi trường không? Hãy nêu bật điều đó và cho thấy cách thức điều này được thực hiện trong ngày làm việc. Hay công ty của bạn có được biết đến với khả năng chăm sóc khách hàng cực tốt và giải quyết các tình huống khó khăn mượt mà như lụa? Hãy chứng minh các kỹ năng giải quyết vấn đề và dịch vụ khách hàng quan trọng đó.

Phản hồi và đánh giá thường xuyên

Một phần thiết yếu khác của việc đào tạo là tiến hành các buổi kiểm tra và phản hồi thường xuyên để theo dõi tiến độ của nhân viên mới và xử lý mọi khúc mắc mà họ có thể gặp phải. Những buổi kiểm tra này sẽ giúp họ điều chỉnh, vượt qua các thách thức trở nên thích nghi hơn với vai trò cũng như môi trường mới và cảm thấy như họ là một phần của một nhóm hướng đến thành công của mọi thành viên. Lưu ý: “Phản hồi nên mang tính xây dựng, được đưa ra kịp thời và nhất quán theo cách phù hợp với từng cá nhân, không chỉ tập trung vào những điều cần cải thiện mà còn hướng đến những điều nhân viên đang làm tốt”.

Các buổi đánh giá và phản hồi cũng là thời điểm tuyệt vời để nói chuyện với nhân viên mới về mục tiêu nghề nghiệp và sự phát triển. “Khi họ đã có một chút kinh nghiệm và thời gian làm việc với công ty của bạn, họ có thể nghĩ về sự thăng tiến và phát triển trong tương lai. Cho họ không gian để chia sẻ những mục tiêu này và đưa ra phản hồi, bạn có thể giữ chân họ về lâu dài”.

Đào tạo nhân viên mới hiệu quả không chỉ có lợi cho cá nhân mà còn góp phần vào thành công chung của doanh nghiệp. Khi tạo ra một chương trình đào tạo nhân viên hiệu quả, việc áp dụng các phương pháp hay nhất là chưa đủ, bạn còn cần tránh các sai lầm thường gặp, chẳng hạn như thúc ép hay đánh giá thấp nhân viên vì không hoàn thành một nhiệm vụ nào đó, sử dụng các công cụ hoặc dữ liệu đào tạo đã lỗi thời hoặc vô tình biến việc đào tạo thành cuộc thi đầy cạnh tranh giữa các nhân viên. Hy vọng chia sẻ trên đây của HRI sẽ giúp cho quá trình đào tạo của bạn hiệu quả hơn và bạn sẽ có những nhân viên mới vui vẻ ổn định ở vị trí mới.