Làm việc thông minh: Điều bạn cần làm sau khi đã chăm chỉ

Làm việc thông minh không chỉ là kỹ năng, mà còn là cách ta sử dụng quỹ thời gian hữu hạn sao cho tạo ra giá trị cao nhất. Mỗi người đều có 168 giờ mỗi tuần, nhưng cách chúng ta tiêu chúng lại dẫn đến những cuộc đời khác nhau. Thời gian là thứ tài sản đặc biệt: không thể tích trữ, không thể hoán đổi, và nếu không dùng, nó sẽ l silently trôi đi.

Điều khiến ta chủ quan chính là: mỗi ngày, tài khoản thời gian lại tự động “nạp” thêm 24 giờ mới. Chính sự dồi dào này tạo ra cảm giác ta luôn “còn thời gian”, dẫn đến việc ôm đồm, phân tán, và lao vào nhiều thứ không thật sự cần thiết.

Làm việc thông minh bắt đầu từ việc hiểu rằng chăm chỉ thôi chưa đủ

Nhiều người tin rằng chỉ cần làm việc chăm chỉ thì mọi mục tiêu sẽ thành hiện thực. Ta dành 60–70 giờ mỗi tuần, đôi khi 80–90 giờ nếu công việc yêu cầu. Ta tiếp tục hy vọng rằng nỗ lực cực điểm sẽ tạo ra kết quả xứng đáng. Nhưng rồi vẫn có những lúc ta không tiến xa như mong muốn.

Khi hiệu suất không tăng, chúng ta lại tự trách mình chưa cố gắng đủ. Vòng lặp “cố hơn nữa” kéo dài dẫn đến burnout: mất hứng thú, cảm giác bế tắc, cạn kiệt tinh thần.

Điều ta thường quên là: để có những trải nghiệm trọn vẹn trong cuộc sống, ngoài tiền bạc, ta còn cần thời gian và năng lượng. Làm việc thông minh giúp ta có được cả ba.

Nếu muốn bắt đầu thay đổi, hãy bắt đầu từ thứ dễ nhất: tạo Not-To-Do List — danh sách những việc không làm.

Bắt đầu bằng việc thay đổi tư duy – cốt lõi của làm việc thông minh

1. Chấp nhận giới hạn và học cách buông bỏ

Không ai có thể làm hết mọi việc. Hiểu điều này giúp bạn tự động hình thành tư duy ưu tiên. Sẽ có những nhiệm vụ mãi ở cuối danh sách, và không bao giờ cần hoàn thành. Khi bạn gỡ chúng ra khỏi danh sách, bạn bớt cảm giác tội lỗi và giảm phân tán.

2. Tập trung vào việc tạo ra giá trị cao nhất

Giá trị nằm ở kết quả cuối cùng, không nằm ở số lượng việc bạn làm mỗi ngày. Thời gian, năng lực, chi phí đều hữu hạn. Hiểu giới hạn này giúp bạn chọn đúng công việc đáng đầu tư — và từ chối những việc không đóng góp vào mục tiêu.

Tư duy này cũng giúp bạn dễ nói “không” hơn, thay vì cố làm hài lòng tất cả.

Xây dựng Not-To-Do List – gốc rễ của làm việc thông minh

Danh sách này được xây dựng từ hai khía cạnh:

1. Những việc làm không hiệu quả

Để nhận diện, bạn cần theo dõi hoạt động của mình trong vòng một tháng.

Hãy liệt kê toàn bộ đầu việc bạn đã làm, rồi đánh giá từng mục:

• Việc nào không tạo ra giá trị?

• Vì sao nó không hiệu quả?

• Nó có thể được rút gọn hoặc giao cho người khác không?

Ví dụ: một cuộc họp sáng thứ Ba luôn kéo dài quá mức, người trình bày không chuẩn bị, người nghe thì không tập trung → đó là “đầu việc kém hiệu quả”.

Lý do cũng quan trọng không kém đầu việc. Nếu bạn hiểu rõ vì sao nó không hiệu quả, bạn sẽ có cơ sở để từ chối những yêu cầu tương tự.

2. Những thói quen kéo bạn ra khỏi sự tập trung

Hầu hết thói quen xấu không phải quá lớn, nhưng chúng âm thầm lấy đi hàng giờ mỗi tuần:

• kiểm tra điện thoại ngay khi có thông báo

• trả lời tin nhắn công việc ngay lập tức

• trì hoãn vì lướt mạng

• nhận việc dù biết người khác làm tốt hơn

Khi bạn ghi chúng vào Not-To-Do List, nghĩa là bạn đã công nhận đây là những thói quen cần thay đổi — và bạn bắt đầu kiểm soát chúng.

Điều chỉnh Not-To-Do List để trở thành người làm việc thông minh thực thụ

Not-To-Do List không phải là danh sách bất biến. Nó cần được:

• theo dõi

• đo lường

• cập nhật

• tinh chỉnh

Ban đầu, bạn không cần loại bỏ hoàn toàn từng mục. Chỉ cần nhận diện khi chúng xuất hiện, rồi từ từ điều chỉnh. Mỗi thay đổi nhỏ đều trả lại cho bạn rất nhiều thời gian và năng lượng.

Một số mục có thể không cho thấy hiệu quả ngay, nhưng việc duy trì Not-To-Do List là cách bạn thể hiện rằng mình trân trọng thời gian và năng lượng sống của bản thân.

Một số “Not-To-Do” bạn có thể tham khảo

• Không tham gia cuộc họp thiếu mục tiêu, không có người quyết định

• Không ôm việc người khác có thể làm tốt hơn

• Không nhận việc chỉ để làm người khác vui

• Không cố nói khi người khác chưa nói xong

• Không để điện thoại trong tầm mắt khi cần tập trung

• Không đợi hơn 2 ngày mới trả lời email

• Không để định kiến cá nhân ảnh hưởng hợp tác

• Không chấp nhận lý do mơ hồ trước khi hỏi lại

• Không quên nghỉ ngơi khi cơ thể lên tiếng

Những suy nghĩ cuối cùng về làm việc thông minh

Thời gian giống như một chiếc hộp có kích thước cố định. Nếu bạn muốn thêm thứ gì vào, bạn phải lấy thứ khác ra. Nói “không” vì thế quan trọng không kém gì nói “có”.

Steve Jobs từng nói:  
“Tập trung không phải là nói có với thứ quan trọng, mà là nói không với hàng trăm thứ khác.”

Làm việc thông minh không phải là làm nhiều hơn, mà là làm đúng thứ cần làm — và dứt khoát loại bỏ những gì khiến bạn lãng phí năng lượng.

Cuối cùng, nếu bạn đã làm việc chăm chỉ, điều tiếp theo bạn thực sự nên làm… là học cách làm việc thông minh.

Xem thêm các bài trong series “Làm công ăn gì?”: https://hri.com.vn/lam-cong-an-gi

Tham khảo thêm: https://www.facebook.com/HRITuyenDungIT

Hỗ trợ khách hàng:  hr@hri.com.vn

Hotline: 024 7300 6665