Workplace silence - Hành vi im lặng nơi công sở và hệ lụy

Trong môi trường làm việc năng động, chúng ta thường nhắc đến “văn hóa phản hồi” hay “giao tiếp mở”. Nhưng một thực tế đáng lo ngại là nhiều nhân viên im lặng, họ không nói điều mình nghĩ, không chia sẻ ý kiến và thậm chí giữ kín những lo ngại quan trọng. Đây không chỉ là vấn đề cá nhân, mà còn là biểu hiện tổ chức có thể dẫn đến giảm năng suất, mất đổi mới và suy yếu tinh thần làm việc.

Hiện tượng này được các chuyên gia quản trị nhân sự gọi là workplace silence (hành vi im lặng nơi công sở), không đơn thuần là im lặng, mà là sự lựa chọn không nói lên suy nghĩ thật sự vì các nguyên nhân tâm lý và xã hội. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu tường tận về workplace silence, nguyên nhân, dấu hiệu nhận biết và hệ lụy đối của workplace silence với doanh nghiệp lẫn nhân viên.

 Workplace silence là gì?

Hành vi im lặng nơi công sở hay workplace silence, là hành vi nhân viên chọn cách không bày tỏ quan điểm, ý tưởng, lo ngại hoặc phản hồi, ngay cả khi có những điều cần nói. Theo các nghiên cứu quản trị tổ chức, đây không phải là trạng thái ngẫu nhiên, mà thường là sự phản ứng trước một môi trường mà nhân viên cảm thấy không an toàn hoặc không được lắng nghe.

Không giống với việc im lặng tạm thời khi cần suy nghĩ, workplace silence là việc trì hoãn hoặc kiềm chế lời nói về những điều liên quan đến công việc hoặc môi trường làm việc, thường do sợ bị phán xét, bị phạt, hoặc bị cô lập.

Nguyên nhân khiến nhân viên im lặng

1. Sợ phản ứng tiêu cực từ lãnh đạo hoặc đồng nghiệp

Một trong những lý do phổ biến khiến nhân viên im lặng là lo lắng bị phản ứng không tích cực khi bày tỏ ý kiến khác biệt. Khi phản hồi không được đón nhận một cách xây dựng hoặc bị phớt lờ, nhân viên có xu hướng giữ im lặng để tránh xung đột. Trong nhiều tổ chức, những phản hồi thẳng thắn từng bị xem là không tôn trọng hoặc gây rối, khiến nhân viên dần lựa chọn giữ im lặng thay vì bày tỏ ý kiến.

2. Thiếu an toàn tâm lý trong môi trường làm việc

“An toàn tâm lý” là khái niệm được Nhà tâm lý học Amy Edmondson nhấn mạnh: một môi trường mà nhân viên cảm thấy họ có thể nói lên ý kiến mà không sợ bị trừng phạt là điều kiện để tổ chức đổi mới và phát triển. Khi điều này không tồn tại, im lặng là phản ứng tự nhiên của nhiều người. Một môi trường thiếu an toàn tâm lý khiến nhân viên ngại chia sẻ sai lầm, lo ngại bị xem là không đủ trình độ hoặc sợ ảnh hưởng đến sự nghiệp.

3. Trải nghiệm phản hồi không hiệu quả trong quá khứ

Khi nhân viên từng chủ động bày tỏ ý kiến nhưng không nhận được phản hồi rõ ràng, góp ý bị bỏ qua hoặc thậm chí bị diễn giải theo hướng tiêu cực, họ sẽ dần hình thành tâm lý phòng vệ. Những trải nghiệm này khiến nhân viên học được rằng việc lên tiếng không mang lại giá trị, thậm chí còn tiềm ẩn rủi ro cho bản thân. Theo thời gian, họ phát triển hành vi im lặng có điều kiện, chỉ nói khi thật sự cần thiết, hoặc lựa chọn không nói để tránh thất vọng và va chạm. Sự im lặng này không phải do thiếu quan tâm, mà là hệ quả của việc niềm tin vào cơ chế lắng nghe và phản hồi trong tổ chức đã bị bào mòn.

Dấu hiệu nhận biết hành vi im lặng nơi công sở

1. Không chia sẻ quan điểm trong các cuộc họp

Một trong những dấu hiệu rõ ràng nhất của workplace silence là việc nhân viên dần trở nên thụ động trong các cuộc họp. Họ ít tham gia thảo luận, không đặt câu hỏi làm rõ vấn đề và hạn chế phát biểu ý kiến, ngay cả khi bản thân có những góc nhìn hoặc kinh nghiệm giá trị. Sự im lặng này thường không xuất phát từ thiếu năng lực, mà từ tâm lý e ngại bị đánh giá, sợ ý kiến không được lắng nghe hoặc lo ngại những hệ quả tiêu cực khi nói ra quan điểm trái chiều. Khi tình trạng workplace silence kéo dài, các cuộc họp trở nên hình thức, thiếu chiều sâu và không còn là nơi tạo ra quyết định chất lượng.

2. Không đề xuất ý tưởng hoặc phản hồi cải tiến

Trong môi trường thiếu tính cởi mở và an toàn tâm lý, nhân viên có xu hướng ngừng đề xuất ý tưởng mới hoặc đưa ra phản hồi mang tính xây dựng. Họ chọn cách làm đúng phần việc của mình thay vì chủ động đóng góp cho sự cải tiến chung. Điều này không chỉ làm chậm quá trình đổi mới, mà còn khiến tổ chức đánh mất những sáng kiến xuất phát từ thực tiễn vận hành - nơi nhân viên tuyến đầu thường nhìn thấy vấn đề sớm nhất. Về lâu dài, sự im lặng này làm suy giảm tinh thần gắn kết và khiến tổ chức khó thích ứng với thay đổi.

3. Tăng việc làm theo cảm tính, giảm trao đổi trực tiếp

Workplace silence còn thể hiện qua việc nhân viên hạn chế trao đổi trực tiếp, ít đặt câu hỏi làm rõ hoặc tránh thảo luận những vấn đề nhạy cảm. Thay vì phản biện hay phân tích, họ thường lựa chọn gật đầu đồng ý để tránh rắc rối. Hệ quả là các quyết định được đưa ra dựa trên thông tin chưa đầy đủ, thiếu góc nhìn đa chiều và mang tính cảm tính cao hơn. Khi luồng thông tin trong tổ chức bị làm phẳng hoặc bóp méo, rủi ro sai lầm trong quản trị và vận hành sẽ tăng lên đáng kể.

Hệ lụy của hành vi im lặng đối với nhân viên và tổ chức

1. Giảm động lực và cảm giác thuộc về

Workplace silence kéo dài khiến nhân viên cảm thấy mình không quan trọng hoặc không được trân trọng, làm giảm động lực làm việc và cả cảm giác gắn kết với tổ chức. Một nhân viên không chia sẻ ý kiến thường cảm thấy mình đứng ngoài câu chuyện chung, từ đó dễ rơi vào trạng thái thờ ơ hoặc kiệt sức về tinh thần.

2. Giảm khả năng đổi mới và cạnh tranh của tổ chức

Đổi mới đến từ sự chia sẻ ý tưởng, từ phản biện và thử nghiệm. Khi workplace silence xuất hiện, nhân viên sẽ im lặng, tổ chức mất đi nguồn ý tưởng phong phú và khả năng đánh giá nhiều góc nhìn khác nhau, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng cạnh tranh. Nghiên cứu cho thấy các tổ chức khuyến khích phản hồi và chia sẻ tự do có hiệu suất cao hơn đáng kể so với tổ chức nơi nhân viên bị ràng buộc bởi im lặng.

3. Phân tích sai tình huống và quyết định kém chất lượng

Một hệ luỵ của workplace silence khác đó là việc im lặng khiến các nhà quản lý không nắm được thông tin quan trọng từ những người trực tiếp làm việc ở “tiền tuyến”, dẫn đến việc phân tích sai bối cảnh, bỏ qua rủi ro và đưa ra quyết định thiếu chuẩn xác.

>>> Xem thêm: Quiet Quitting - Khi nhân viên từ bỏ trong im lặng

Cách giải quyết hành vi im lặng nơi công sở - workplace silence

1. Xây dựng an toàn tâm lý như một giá trị cốt lõi

An toàn tâm lý (psychological safety) không tự nhiên hình thành trong tổ chức, mà cần được lãnh đạo và đội ngũ quản lý xây dựng một cách có chủ đích và nhất quán. Khi nhân viên cảm thấy ý kiến của mình được lắng nghe, tôn trọng và phản hồi một cách công bằng, họ sẽ sẵn sàng chia sẻ suy nghĩ, kể cả những quan điểm trái chiều hoặc chưa hoàn thiện. Để giải quyết workplace silence, lãnh đạo cần chủ động khuyến khích câu hỏi mở, đón nhận phản biện mang tính xây dựng và tránh quy kết cá nhân khi xảy ra sai sót. Việc coi sai lầm là cơ hội học hỏi, thay vì nguyên nhân để chỉ trích, sẽ tạo nền tảng vững chắc cho một môi trường giao tiếp an toàn và cởi mở, góp phần phá vỡ workplace silence trong tổ chức. 

2. Cải thiện kỹ năng lãnh đạo và giao tiếp nội bộ

Kỹ năng giao tiếp của lãnh đạo đóng vai trò quyết định trong việc phá vỡ workplace silence. Khả năng lắng nghe chủ động, phản hồi mang tính xây dựng, đặt câu hỏi gợi mở và xử lý xung đột một cách tôn trọng giúp nhân viên cảm thấy tiếng nói của mình có giá trị. Khi lãnh đạo biết cách giao tiếp hiệu quả, các cuộc trao đổi không chỉ tập trung vào mệnh lệnh hay kết quả, mà còn khuyến khích chia sẻ quan điểm và kinh nghiệm cá nhân. Về lâu dài, điều này góp phần gia tăng mức độ gắn kết, củng cố niềm tin nội bộ và nâng cao chất lượng ra quyết định trong tổ chức. 

3. Thiết lập kênh phản hồi ẩn danh hoặc đa dạng hóa cách chia sẻ

Không phải nhân viên nào cũng đủ tự tin hoặc sẵn sàng bày tỏ quan điểm trực tiếp, đặc biệt trong những môi trường còn nặng tính thứ bậc. Vì vậy, doanh nghiệp nên thiết lập các kênh phản hồi ẩn danh, khảo sát định kỳ hoặc “hòm thư góp ý” để đa dạng hóa cách thức chia sẻ. Những kênh này giúp tổ chức thu thập ý kiến một cách khách quan hơn, đồng thời tạo điều kiện để những cá nhân ít nói hoặc ngại va chạm vẫn có thể đóng góp góc nhìn giá trị. Quan trọng hơn, doanh nghiệp cần phản hồi lại các ý kiến đã nhận được để nhân viên thấy rằng tiếng nói của họ thực sự được ghi nhận và tạo ra thay đổi, chỉ khi đó workplace silence mới thật sự được gỡ bỏ. 

Kết luận

Hành vi im lặng nơi công sở - workplace silence không hề vô hại, nó là dấu hiệu tổ chức đang thiếu an toàn tâm lý, thiếu khả năng khuyến khích phản hồi và thất bại trong việc kết nối giá trị cá nhân với mục tiêu chung. Để vượt qua tình trạng này, doanh nghiệp cần chủ động xây dựng văn hoá lắng nghe, phản hồi xây dựng và tạo môi trường an toàn cho mọi tiếng nói. Chỉ khi nhân viên cảm thấy ý kiến của mình được xem trọng, tổ chức mới có thể khai phá toàn bộ tiềm năng sáng tạo và phát triển bền vững trong dài hạn.

Hỗ trợ khách hàng:  hr@hri.com.vn

Hotline: 024 7300 6665