Tuyển dụng nội bộ: Checklist cho doanh nghiệp chưa có HR

Tuyển dụng nội bộ là bài toán mà rất nhiều doanh nghiệp nhỏ, startup và công ty tăng trưởng nhanh buộc phải tự giải khi chưa có HR chuyên sâu. Không phòng nhân sự, không quy trình bài bản, không người “cầm trịch” tuyển dụng – nhưng doanh nghiệp vẫn cần người, cần đúng người, và cần nhanh.

Thực tế cho thấy, phần lớn sai lầm trong tuyển dụng không đến từ thiếu ngân sách, mà đến từ thiếu hệ thống tư duy và checklist đúng ngay từ đầu. Bài viết này được xây dựng dành riêng cho những doanh nghiệp đang tự tuyển, tự phỏng vấn, tự quyết định – nhưng vẫn muốn làm đúng, làm bền và không trả giá bằng những lần tuyển sai liên tiếp.

1.Tuyển dụng nội bộ khi chưa có HR: Doanh nghiệp đang đối mặt điều gì?

Với doanh nghiệp chưa có HR, tuyển dụng thường rơi vào trạng thái “ai rảnh thì làm”. CEO đăng tin, trưởng phòng phỏng vấn, kế toán hỗ trợ giấy tờ. Mọi thứ diễn ra nhanh, gọn, nhưng thiếu chiều sâu.

Những vấn đề phổ biến nhất gồm:

• Không rõ đang tuyển người làm việc gì, chỉ biết “đang thiếu người”
• Phỏng vấn dựa trên cảm tính, “thấy hợp là nhận”
• Không có tiêu chí đánh giá thống nhất
• Nhân sự mới vào rồi… tự bơi

Hệ quả là doanh nghiệp tuyển xong lại phải tuyển lại. Chi phí không chỉ là lương, mà là thời gian quản lý, tinh thần đội ngũ và uy tín thương hiệu tuyển dụng.

2.Checklist tuyển dụng nội bộ cho doanh nghiệp chưa có HR

1. Xác định rõ: Bạn đang cần người giải quyết vấn đề gì?

Sai lầm lớn nhất trong việc tuyển dụng trong nội bộ là viết JD theo kiểu “cho có”. Thay vì liệt kê kỹ năng, hãy trả lời 3 câu hỏi cốt lõi:

• Nếu vị trí này trống 3 tháng nữa, doanh nghiệp sẽ gặp rủi ro gì?
• Nhân sự này cần tạo ra kết quả cụ thể nào trong 90 ngày đầu?
• Công việc nào hiện tại đang khiến đội ngũ quá tải?

Khi chưa có HR, tư duy tuyển dụng phải xuất phát từ bài toán kinh doanh, không phải từ mẫu JD có sẵn trên mạng.

2. Chuẩn hoá tiêu chí đánh giá trước khi phỏng vấn

Một checklist tuyển dụng nội bộ hiệu quả cần tối thiểu 4 nhóm tiêu chí:

• Năng lực chuyên môn: làm được việc hay không
• Khả năng học & thích nghi: vì doanh nghiệp nhỏ thay đổi rất nhanh
• Thái độ & trách nhiệm: quan trọng hơn CV đẹp
• Mức độ phù hợp văn hoá: tránh “giỏi nhưng phá team”

Doanh nghiệp chưa có HR càng cần chấm điểm rõ ràng để tránh quyết định theo cảm xúc.

3. Phỏng vấn ít vòng nhưng đúng trọng tâm

Không cần 5–7 vòng như tập đoàn lớn. tuyển dụng nội bộ nên gói gọn trong 2 vòng:

• Vòng 1: kiểm tra tư duy – cách giải quyết vấn đề
• Vòng 2: làm rõ kỳ vọng hai bên – cách phối hợp – cam kết

Quan trọng nhất là hỏi:

“Nếu gặp tình huống X, bạn sẽ xử lý thế nào trong môi trường thiếu hướng dẫn sẵn?”

Câu trả lời cho thấy mức độ tự chủ – yếu tố sống còn khi chưa có HR hỗ trợ sát sao.

4. Onboarding đơn giản nhưng không được bỏ trống

Rất nhiều doanh nghiệp chưa có HR nghĩ rằng onboarding là “việc của HR sau này”. Thực tế, 30 ngày đầu quyết định 70% khả năng gắn bó.

Checklist onboarding tối thiểu:

• Người hướng dẫn trực tiếp
• Kỳ vọng rõ trong 30 – 60 – 90 ngày
• Một buổi nói chuyện thẳng thắn về cách làm việc thực tế

3.Sai lầm phổ biến trong tuyển dụng nội bộ khi chưa có HR

• Tuyển người “đa năng giá rẻ” nhưng kỳ vọng như senior
• Không nói rõ áp lực, dẫn đến nghỉ sớm
• Để nhân sự mới tự xoay xở hoàn toàn
• Không đánh giá lại sau thử việc

Những sai lầm này khiến việc tuyển dụng nội bộ trở thành vòng lặp mệt mỏi, thay vì là bước xây nền đội ngũ.

4.Nhận định từ HRI Vietnam về tuyển dụng nội bộ

>>> Tìm hiểu thêm:  TOP 10 CÔNG TY HEADHUNTER UY TÍN TẠI VIỆT NAM 2026

Từ góc nhìn của HRI Vietnam , một trong Top 10 công ty Headhunt tại Việt Nam, phần lớn doanh nghiệp chưa có HR không thất bại vì thiếu người giỏi, mà vì thiếu khung tư duy tuyển dụng nội bộ đúng ngay từ đầu.

HRI nhận thấy rằng, khi doanh nghiệp biết chuẩn hoá checklist, làm rõ kỳ vọng và đầu tư onboarding tối thiểu, hiệu quả tuyển dụng nội bộ có thể cải thiện rõ rệt mà không cần mở rộng phòng HR ngay lập tức. Tuyển đúng người sớm giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, giữ được văn hoá và tạo đà tăng trưởng bền vững.

Việc tuyển dụng này không phải giải pháp tạm thời cho doanh nghiệp chưa có HR, mà là năng lực cốt lõi cần được xây dựng sớm. Khi làm đúng, mỗi lần tuyển không chỉ là lấp chỗ trống, mà là một bước củng cố nền móng con người.

Nếu bạn đang tự tuyển, hãy bắt đầu từ checklist này. Làm chậm hơn một chút, nhưng đúng – để việc tuyển dụng không còn là nỗi lo, mà trở thành lợi thế dài hạn của doanh nghiệp.