Quản lý thời gian hiệu quả: Tránh bẫy đa nhiệm nơi công sở

Trong môi trường làm việc hiện đại, đa nhiệm thường được xem là biểu hiện của năng lực và sự nhanh nhạy. Nhiều người tự hào khi có thể vừa trả lời email, vừa họp online, vừa xử lý báo cáo trong cùng một khoảng thời gian.

Tuy nhiên, đằng sau cảm giác “bận rộn và hiệu quả” đó lại là một nghịch lý phổ biến: càng đa nhiệm, bạn càng mất nhiều thời gian hơn. Nếu không nhận ra sớm, bẫy đa nhiệm có thể âm thầm phá vỡ quản lý thời gian và làm suy yếu các kỹ năng làm việc quan trọng.

Đa nhiệm là gì và vì sao nhiều người mắc phải?

Đa nhiệm thường được hiểu là khả năng xử lý nhiều công việc cùng lúc hoặc liên tục chuyển đổi giữa các nhiệm vụ trong một khoảng thời gian ngắn.

Trong môi trường làm việc hiện đại, đa nhiệm gần như trở thành chuẩn mực ngầm khi nhân viên phải phản hồi email nhanh, tham gia nhiều cuộc họp và xử lý song song nhiều đầu việc. Áp lực tiến độ, kỳ vọng từ cấp trên và sự phát triển của công nghệ khiến con người dễ rơi vào trạng thái luôn phải bận rộn. 

Tuy nhiên, điều đáng nói là đa nhiệm không xuất phát từ kỹ năng làm việc vượt trội, mà phần lớn đến từ việc thiếu hệ thống quản lý thời gian rõ ràng và nỗi sợ bị đánh giá là chậm chạp hoặc kém hiệu quả.

Bẫy đa nhiệm khiến bạn mất thời gian như thế nào?

1. Não bộ không được thiết kế để xử lý đa nhiệm

Về mặt sinh học, não người không có khả năng tập trung sâu vào nhiều nhiệm vụ đòi hỏi tư duy cùng lúc. Khi bạn liên tục chuyển từ công việc này sang công việc khác, não cần một khoảng thời gian để làm quen lại với ngữ cảnh, mục tiêu và thông tin của nhiệm vụ mới. Quá trình chuyển đổi này diễn ra âm thầm nhưng tiêu tốn năng lượng tinh thần đáng kể.

Chính chi phí chuyển đổi này khiến quản lý thời gian trở nên kém hiệu quả, bởi bạn tưởng rằng mình đang tiết kiệm thời gian, trong khi thực chất lại đang phân mảnh sự tập trung và kéo dài tổng thời gian hoàn thành công việc.

2. Hiệu suất giảm, sai sót tăng

Khi đa nhiệm trở thành thói quen, chất lượng công việc thường là yếu tố bị đánh đổi đầu tiên. Việc phải liên tục phân tán sự chú ý khiến bạn khó duy trì sự tập trung cần thiết để xử lý công việc một cách trọn vẹn.

Điều này dẫn đến việc bỏ sót chi tiết, mắc lỗi nhỏ nhưng lặp đi lặp lại, từ đó phát sinh thêm thời gian sửa chữa và làm lại. Thay vì hoàn thành công việc nhanh hơn, đa nhiệm khiến hiệu suất suy giảm và làm yếu đi các kỹ năng làm việc quan trọng như tư duy logic, khả năng phân tích và ra quyết định chính xác.

3. Cảm giác bận rộn che giấu sự kém hiệu quả

Một trong những cạm bẫy nguy hiểm nhất của đa nhiệm là tạo ra ảo giác rằng bạn đang làm việc rất năng suất. Lịch làm việc kín đặc, danh sách việc cần làm kéo dài và cảm giác mệt mỏi cuối ngày dễ khiến bạn tin rằng mình đã sử dụng thời gian hiệu quả.

Tuy nhiên, khi nhìn lại kết quả thực tế, nhiều đầu việc quan trọng vẫn bị trì hoãn hoặc hoàn thành dang dở. Lúc này, quản lý thời gian không còn xoay quanh giá trị công việc, mà chỉ tập trung vào việc phản ứng liên tục trước những thứ khẩn cấp nhưng ít ý nghĩa.

4. Gia tăng căng thẳng và mệt mỏi tinh thần

Đa nhiệm không chỉ lấy đi thời gian mà còn bào mòn năng lượng tinh thần. Việc não bộ luôn phải chuyển đổi trạng thái khiến bạn dễ rơi vào mệt mỏi, căng thẳng và khó duy trì sự tập trung dài hạn.

Về lâu dài, trạng thái này làm suy giảm động lực, giảm khả năng sáng tạo và khiến bạn khó học hỏi những kỹ năng làm việc mới. Khi tinh thần luôn trong trạng thái chạy theo công việc, việc quản lý thời gian hiệu quả gần như trở nên bất khả thi.

Vì sao đa nhiệm làm suy yếu kỹ năng làm việc?

Đa nhiệm khiến con người quen với việc xử lý công việc ở mức độ bề mặt, thiếu chiều sâu và sự chủ động. Khi bạn hiếm khi tập trung trọn vẹn vào một nhiệm vụ, khả năng tư duy hệ thống, lập kế hoạch và giải quyết vấn đề phức tạp sẽ dần suy giảm.

Thay vì phát triển các kỹ năng làm việc cốt lõi như ưu tiên công việc, quản lý năng lượng hay tư duy chiến lược, bạn chỉ học cách phản ứng nhanh trước áp lực. Điều này khiến sự phát triển nghề nghiệp chậm lại, dù khối lượng công việc ngày càng nhiều.

>>> Đọc thêm: Nỗ lực ảo là gì? Vì sao càng cố gắng bạn càng không tiến bộ?

Làm thế nào để thoát khỏi bẫy đa nhiệm và quản lý thời gian tốt hơn?

Để cải thiện quản lý thời gian, điều quan trọng là thay đổi cách tiếp cận công việc từ “làm nhiều việc cùng lúc” sang “làm đúng việc tại một thời điểm”. Việc ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng, phân bổ khung giờ tập trung sâu và hạn chế xao nhãng giúp bạn giảm đáng kể chi phí chuyển đổi.

Khi bạn cho phép bản thân hoàn thành từng đầu việc một cách trọn vẹn, chất lượng công việc sẽ được nâng cao và các kỹ năng làm việc như tập trung, tổ chức và tự quản lý cũng được củng cố một cách bền vững.

Kết luận

Đa nhiệm không phải là biểu hiện của hiệu suất cao, mà là một cái bẫy phổ biến khiến nhiều người đánh mất thời gian và năng lượng mà không nhận ra. Khi bạn hiểu rõ tác động tiêu cực của đa nhiệm, việc cải thiện quản lý thời gian sẽ không còn nằm ở việc làm nhanh hơn, mà ở việc làm sâu và có chủ đích hơn. Từ đó, các kỹ năng làm việc quan trọng mới có cơ hội phát triển, giúp bạn làm việc hiệu quả và bền vững trong dài hạn.

Hỗ trợ khách hàng: hr@hri.com.vn

Hotline: 024 7300 6665